Tờ Khai Hải Quan Là Gì? Quy Trình Khai Báo Và Phân Luồng

Việc kê khai tờ khai hải quan chính xác giúp hàng hóa thông quan thuận lợi, đồng thời khẳng định uy tín của doanh nghiệp trước cơ quan quản lý. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan được xem là chứng từ pháp lý quan trọng, là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và tính thuế đối với hàng hóa.

Để hiểu rõ hơn về tờ khai hải quan, trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết khái niệm tờ khai hải quan, các loại tờ khai phổ biến, các chỉ tiêu quan trọng cần nắm và quy trình khai báo tờ khai hải quan điện tử hiện nay.

1. Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hoặc người khai hải quan dùng để thông báo cho cơ quan hải quan về chi tiết lô hàng khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Đây là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng thực hiện việc kiểm soát, giám sát và tính thuế đối với hàng hóa khi lưu thông qua biên giới.

Trong thực tế, tờ khai hải quan thể hiện toàn bộ thông tin quan trọng của lô hàng như người xuất khẩu, người nhập khẩu, loại hàng hóa, số lượng, trị giá, mã HS và các nghĩa vụ thuế liên quan. Nếu không có tờ khai hải quan hoặc kê khai không chính xác, hàng hóa sẽ không thể thực hiện thủ tục thông quan.

Vai trò của tờ khai hải quan:

• Về mặt pháp lý: Xác nhận quyền sở hữu và tính hợp pháp của lô hàng khi di chuyển qua biên giới.

• Về mặt quản lý: Giúp cơ quan nhà nước kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu và thống kê kim ngạch thương mại.

• Về mặt thuế quan: Là căn cứ để xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa.

2. Các loại tờ khai hải quan phổ biến hiện nay

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tùy theo mục đích và loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại tờ khai khác nhau. Việc lựa chọn đúng loại tờ khai là bước rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thông quan và nghĩa vụ thuế.

Một số loại tờ khai phổ biến hiện nay bao gồm:

• Tờ khai nhập khẩu: áp dụng đối với hàng hóa được đưa từ nước ngoài vào Việt Nam để tiêu thụ hoặc phục vụ sản xuất.

• Tờ khai xuất khẩu: sử dụng khi doanh nghiệp xuất hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài.

• Tờ khai gia công: áp dụng cho các doanh nghiệp nhập nguyên liệu từ nước ngoài để gia công rồi xuất khẩu sản phẩm.

• Tờ khai sản xuất xuất khẩu: dùng cho doanh nghiệp nhập nguyên liệu về sản xuất hàng hóa để xuất khẩu.

Việc xác định đúng loại tờ khai và mã loại hình xuất nhập khẩu là yếu tố rất quan trọng, bởi nếu khai sai loại hình doanh nghiệp có thể phải hủy tờ khai và thực hiện lại toàn bộ thủ tục khai báo.

3. Mẫu tờ khai hải quan và các nội dung hiển thị

Mẫu tờ khai hải quan hiện nay được quy định thống nhất theo hệ thống khai hải quan điện tử VNACCS/VCIS nhưng được tối ưu hóa giao diện điện tử để đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia.. Trên tờ khai sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan đến lô hàng cũng như các chủ thể tham gia giao dịch.

Mẫu tờ khai hải quan quan (ảnh minh họa)

Các nội dung chính trên tờ khai:

Nhóm thông tin chung về tờ khai

• Số tờ khai: Mã số định danh duy nhất của lô hàng trên hệ thống hải quan.
• Mã loại hình: Mã xác định mục đích xuất nhập khẩu của hàng hóa.
• Mã phân loại kiểm tra: Thể hiện kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ).
• Cơ quan hải quan: Đơn vị tiếp nhận và xử lý hồ sơ thông quan.
• Ngày đăng ký: Thời điểm tờ khai được truyền chính thức lên hệ thống.

Thông tin các bên tham gia

• Người xuất khẩu: Tên, mã số thuế và địa chỉ của đơn vị bán hàng.
• Người nhập khẩu: Thông tin chi tiết về đối tác mua hàng tại nước ngoài.
• Đại lý hải quan: Thông tin đơn vị khai thuê (nếu có).

Thông tin vận chuyển và lưu kho

• Số vận đơn: Mã vận tải định danh lô hàng trên phương tiện.
• Số lượng kiện và Tổng trọng lượng: Khối lượng hàng thực tế bao gồm cả bao bì.
• Địa điểm xếp hàng và dỡ hàng: Cảng/kho khởi hành và điểm đích của lô hàng.
• Phương tiện vận chuyển: Tên tàu hoặc số chuyến bay và ngày khởi hành dự kiến.
• Số container: Mã số định danh các kiện container chứa hàng.

Thông tin hóa đơn và thanh toán

• Số hóa đơn và Ngày phát hành: Căn cứ theo Invoice thương mại.
• Phương thức thanh toán: Cách thức giao dịch tài chính giữa hai bên.
• Điều kiện giao hàng: Các quy định về chi phí và rủi ro vận tải (Incoterms).
• Trị giá hóa đơn và Tỷ giá tính thuế: Căn cứ định giá để xác định nghĩa vụ thuế.

Chi tiết danh mục hàng hóa

• Mã số hàng hóa (HS Code): Mã phân loại hàng hóa theo quy định quốc tế.
• Mô tả hàng hóa: Tên hàng, chất liệu, model và tình trạng (mới/cũ).
• Số lượng và Đơn vị tính: Số lượng thực tế của từng dòng hàng.
• Thuế suất: Mức thuế áp dụng cho từng mặt hàng cụ thể.

Phần phản hồi của cơ quan hải quan

• Mục thông báo của Hải quan: Ngày hoàn thành kiểm tra và thời điểm cấp phép xuất nhập hàng.
• Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: Thông tin về nơi hàng được chuyển về để hoàn tất thủ tục.

👉 Bạn có thể xem chi tiết cụ thể tại đây:

1. Hướng Dẫn Khai Hải Quan Điện Tử VNACCS Chi Tiết Từ A–Z
2. Doanh Nghiệp Phải Chứng Minh Xuất Xứ Hàng Hóa Như Thế Nào?

4. Các chỉ tiêu quan trọng trên tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan bao gồm rất nhiều chỉ tiêu thông tin khác nhau. Tuy nhiên, có một số chỉ tiêu đặc biệt quan trọng mà người khai hải quan cần phải nắm rõ để tránh sai sót trong quá trình khai báo.

Một số chỉ tiêu quan trọng trên tờ khai hải quan gồm:

1. Mã loại hình: Xác định loại giao dịch xuất nhập khẩu, từ đó quyết định chính sách thuế và thủ tục hải quan áp dụng cho lô hàng.
2. Mã HS (HS Code): Mã phân loại hàng hóa dùng để áp thuế suất và chính sách quản lý. Sai lệch dù chỉ 2 chữ số cuối cũng có thể làm thay đổi đáng kể số tiền thuế.
3. Mã phân loại kiểm tra (Luồng): Kết quả phân luồng của hệ thống hải quan gồm Luồng Xanh (miễn kiểm), Luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ) và Luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).
4. Trị giá hóa đơn: Tổng giá trị thanh toán của lô hàng trên hóa đơn thương mại, được quy đổi sang đồng tiền tính thuế để làm căn cứ tính thuế.
5. Cảng dỡ hàng / Địa điểm đích bảo thuế: Nơi hàng hóa được dỡ xuống hoặc đưa đến để làm thủ tục thông quan hoặc tiếp tục vận chuyển bảo thuế.

Nếu các chỉ tiêu này được khai báo sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn trong quá trình thông quan.

Những thông tin này cần được khai báo chính xác vì đây là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế và thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng. Để có thể rút ngắn thời gian, và tối ưu thuế phí bạn nên sử dụng dịch vụ Ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam trọn gói của chúng tôi để được hỗ trợ 1:1 tốt nhất trong suốt thời gian làm thủ tục và thông quan vềVN.

5. Quy trình khai báo tờ khai hải quan điện tử cơ bản

Hiện nay, việc khai báo hải quan tại Việt Nam được thực hiện chủ yếu dưới hình thức điện tử thông qua hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan. Quy trình khai báo tờ khai hải quan tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường được thực hiện theo một quy trình tương đối thống nhất.

Về cơ bản, quá trình này bao gồm các bước từ chuẩn bị chứng từ, khai báo dữ liệu trên phần mềm khai hải quan, truyền tờ khai lên hệ thống cho đến khi hoàn tất thủ tục thông quan cho lô hàng.

Quy trình thực tế tại các doanh nghiệp hiện nay thường diễn ra theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ: Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan đến lô hàng như hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) và các giấy phép chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt.

• Bước 2: Khai báo dữ liệu lên hệ thống: Người khai hải quan sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử như ECUS để nhập dữ liệu của lô hàng. Trước khi truyền chính thức, doanh nghiệp thường thực hiện nghiệp vụ IDA (khai thử) để kiểm tra lỗi và đảm bảo các thông tin khai báo là chính xác. Sau khi hoàn tất kiểm tra, tờ khai sẽ được truyền chính thức bằng nghiệp vụ IDC.

• Bước 3: Tiếp nhận kết quả phân luồng: Sau khi tờ khai được truyền thành công, hệ thống VNACCS sẽ tự động cấp số tờ khai và phản hồi kết quả phân luồng. Kết quả này cho biết lô hàng thuộc luồng xanh, luồng vàng hay luồng đỏ.

• Bước 4: Thực hiện thông quan hàng hóa: Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế điện tử theo quy định. Tùy theo kết quả phân luồng, người khai hải quan sẽ thực hiện các bước tiếp theo như nộp hồ sơ giấy cho cơ quan hải quan hoặc đưa hàng hóa đi kiểm tra thực tế để hoàn tất thủ tục thông quan.

6. Cách truyền tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS

Hiện nay việc khai báo hải quan điện tử tại Việt Nam được thực hiện thông qua hệ thống VNACCS – hệ thống thông quan tự động của Tổng cục Hải quan.

Sau khi hoàn tất việc khai báo thông tin lô hàng trên phần mềm khai hải quan, doanh nghiệp sẽ tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS bằng chữ ký số.

Quy trình truyền tờ khai bằng phần mềm Vnaccs cơ bản gồm các bước:

• Bước 1: Mua chữ kí số, chuẩn bị chứng từ để khai hải quan

• Bước 2: Đăng ký tài khoản Vnaccs

• Bước 3:  Lên tờ khai.

• Bước 4: Truyền tờ khai

• Bước 5: Đóng dấu thông quan và lấy hàng.

  Bước 6: Nhập dữ liệu vào phần mềm.

Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống sẽ tự động phản hồi kết quả phân luồng để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình thông quan.

Lưu ý: khi truyền tờ khải hải quan bạn phải điền chính xác những thông tin trên tờ khai, và cần đọc những thông tư, nghị định có liên quan đến nội dung được yêu cầu trên tờ khai. Bạn không cần điền thông tin ngày khai báo do phần mềm sẽ tự động cập nhật.

7. Phân luồng tờ khai hải quan

Sau khi tờ khai được truyền lên hệ thống VNACCS, cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân luồng để xác định mức độ kiểm tra đối với lô hàng.

Hiện nay tờ khai hải quan thường được phân thành ba luồng:

• Luồng xanh: miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ trước khi thông quan.

• Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi cho phép thông quan.

Kết quả phân luồng sẽ quyết định thời gian thông quan và quy trình xử lý tiếp theo đối với lô hàng.

8. Những lưu ý quan trọng để tránh bị bác bỏ tờ khai hoặc xử phạt

Trong quá trình khai báo hải quan, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng tờ khai bị treo, bị yêu cầu sửa đổi hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính do khai báo chưa chính xác. Phần lớn các lỗi này đều xuất phát từ việc thiếu kinh nghiệm trong quá trình khai báo hoặc không kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi truyền tờ khai lên hệ thống.

Để hạn chế những rủi ro này và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:

• Thời gian đăng ký tờ khai Theo quy định hiện hành, tờ khai nhập khẩu phải được đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp chưa thực hiện khai báo, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về hải quan.

• Đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu: Các thông tin trên tờ khai như số lượng, trọng lượng, trị giá và mô tả hàng hóa phải khớp với các chứng từ liên quan như vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại (Invoice) và phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List). Nếu dữ liệu không thống nhất, cơ quan hải quan có thể yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.

• Hạn chế khai bổ sung sau khi thông quan: Việc khai bổ sung tờ khai (nghiệp vụ AMA) sau khi hàng hóa đã được thông quan thường kéo theo việc kiểm tra sau thông quan và có thể làm phát sinh nhiều thủ tục phức tạp. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi truyền tờ khai để hạn chế tối đa việc phải sửa đổi sau này.

• Thận trọng khi áp mã HS: Mã HS là yếu tố quyết định mức thuế và chính sách quản lý đối với hàng hóa. Nếu chưa chắc chắn về mã HS, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia, sử dụng dịch vụ tham vấn trước hoặc thực hiện giám định hàng hóa để xác định chính xác mã HS trước khi khai báo.

9. Cách tra cứu tình trạng tờ khai hải quan

Sau khi truyền tờ khai thành công, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi tình trạng xử lý của tờ khai thông qua các hệ thống tra cứu của cơ quan hải quan và các đơn vị liên quan. Việc thường xuyên kiểm tra trạng thái tờ khai giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.

Một số cách tra cứu tình trạng tờ khai hải quan phổ biến hiện nay gồm:

• Tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Hải quan: Doanh nghiệp có thể truy cập vào mục tra cứu tình trạng tờ khai trên website của Tổng cục Hải quan, sau đó nhập các thông tin như số tờ khai, mã số thuế doanh nghiệp và thông tin người đại diện để kiểm tra trạng thái xử lý của tờ khai.

• Tra cứu tình trạng nộp thuế hải quan: Sau khi thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp nên kiểm tra xem hệ thống đã ghi nhận số thuế đã nộp hay chưa. Khi hệ thống xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế, tờ khai có thể được kích hoạt để thông quan tự động.

• Tra cứu thông tin container tại cảng: Đối với hàng nhập khẩu bằng container, doanh nghiệp có thể tra cứu trên website của cảng để kiểm tra xem container đã đủ điều kiện qua khu vực giám sát hay chưa. Thông tin này giúp xác định hàng hóa đã sẵn sàng cho bước nhận hàng.

10. Tra cứu tờ khai hải quan – hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng

Việc nắm rõ các chỉ tiêu trên tờ khai hải quan và hiểu được quy trình xử lý của hệ thống hải quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc mà còn là yếu tố quan trọng để đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành ổn định.

Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng được số hóa và tự động hóa, đặc biệt từ năm 2026 trở đi, việc kê khai chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho, chi phí sửa tờ khai và hạn chế các rủi ro pháp lý không đáng có.

Hy vọng những thông tin trong bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và thực tế hơn về tờ khai hải quan cũng như quy trình khai báo hiện nay khi nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam. Khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ bộ chứng từ và đối chiếu với các quy định hiện hành để quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

📞 Liên hệ ngay với chúng tôi Hotline: 0948.688.692 (24/7) để gặp chuyển giá xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan, hỗ trợ và tư vấn bạn chi tiết chính xác nhất nhé.