Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Từ Trung Quốc về Việt Nam: Tiết Kiệm Thời Gian & Tối Ưu Chi Phí

Nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam là hoạt động thương mại phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp, chủ shop và đơn vị kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, để hàng hóa được vận chuyển hợp pháp, thông quan thuận lợi và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch cũng như các loại chứng từ liên quan.

Trên thực tế, quy trình nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc bao gồm nhiều bước khác nhau như: xác định loại hàng hóa, ký hợp đồng ngoại thương, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nộp thuế và vận chuyển hàng về kho. Việc hiểu rõ quy trình nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý mà còn giúp tối ưu chi phí logistics và thời gian vận chuyển.

• Nắm rõ quy định pháp luật khi nhập khẩu hàng hóa

• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước khi khai hải quan

• Xác định đúng mã HS để tránh sai thuế

• Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp

Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam tại Hoa Trung Logistics được triển khai chuyên nghiệp, nhanh gọn và tối ưu chi phí. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển Trung – Việt, Hoa Trung Logistics cam kết đảm bảo thời gian giao hàng đúng tiến độ, an toàn và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển.

👉 Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ Ủy thác nhập khẩu Trung Việt trọn gói, an toàn, hợp pháp và đẩy đủ hóa đơn VAT

Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam Chuyên Nghiệp

Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam cơ bản sẽ bao gồm các bước sau. Mỗi bước đều liên quan trực tiếp đến chứng từ, mã HS, thuế phí và điều kiện hàng hóa, nên doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ thì càng giảm rủi ro bị giữ hàng, bị phân luồng đỏ hoặc phát sinh chi phí lưu kho/lưu bãi. Quy trình nhập khẩu cơ bản tại Hoa Trung Logistics sẽ gồm 8 bước chính:

• Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu
• Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương
• Bước 3: Thanh toán theo hợp đồng
• Bước 4: Hoàn thiện bộ chứng từ hàng hóa
• Bước 5: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành
• Bước 6: Khai và truyền tờ khai hải quan
• Bước 7: Nộp thuế nhập khẩu
• Bước 8: Chuyển hàng hóa về kho

Việc thực hiện đúng từng bước sẽ giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí, rủi ro pháp lý và chậm trễ thông quan.

Để tránh nhầm lẫn giữa “đi hàng” và “nhập khẩu”, doanh nghiệp cần hiểu đúng: nhập khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa về Việt Nam có hợp đồng, có chứng từ, có tờ khai hải quan, thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ theo quy định. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp kinh doanh bền vững, có thể quyết toán thuế và làm việc an toàn với cơ quan quản lý thị trường.

• Có tờ khai hải quan, chứng từ hợp lệ
• Có thể có C/O Form E để hưởng ưu đãi thuế theo ACFTA (nếu đủ điều kiện)
• Minh bạch nghĩa vụ thuế: thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế đặc thù (nếu có)
• Phù hợp doanh nghiệp cần hóa đơn – chứng từ để hạch toán, quyết toán

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Để nhập khẩu hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, bạn cần xác định được mặt hàng đó có được phép nhập khẩu hay không và thuộc diện quản lý nào. Việc này quyết định toàn bộ hướng xử lý: thủ tục giấy tờ, đăng ký kiểm tra chuyên ngành, xin giấy phép, và đặc biệt là rủi ro phân luồng khi thông quan. Cụ thể:

1. Hàng hóa cấm nhập khẩu: Bao gồm các mặt hàng cấm nhập khẩu theo quy định thuộc Phụ lục I Nghị định số 69/2018/NĐ-CP của Chính Phủ. Đó là các mặt hàng gồm: hàng tiêu dùng, thiết bị y tế, phương tiện đã qua sử dụng; ma tuý, vũ khí,…
2. Hàng hoá kiểm tra chuyên ngành: Nhập khẩu các mặt hàng là thực vật, động vật hay sản phẩm từ động, thực vật cần thực hiện kiểm tra an toàn về thực phẩm cũng như kiểm dịch. Bên nhập hàng cần nắm rõ được quy trình thực hiện và danh mục hàng hoá kiểm tra để chuẩn bị thủ tục đầy đủ. Với các mặt hàng như: đồ điện tử, máy móc… cần được kiểm tra chất lượng để đảm bảo tiêu chuẩn và quy định về an toàn môi trường, tem mác theo đúng quy định. Với các mặt hàng này khi nhập khẩu vào Việt Nam cần đăng ký với những cơ quan chức năng có thẩm quyền và chứng nhận đạt tiêu chuẩn.
3. Hàng hoá nhập khẩu cần giấy phép: Danh mục các mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc vào Việt Nam phải có giấy phép theo Phụ lục III Nghị định 69/2018/NĐ-CP của Chính Phủ. Bên nhập khẩu hàng hoá nếu thuộc diện này cần phải xin giấy phép để nhập hàng hoá về Việt Nam.
4. Những mặt hàng không thuộc các sản phẩm nêu ở trên được gọi là hàng hoá thương mại thông thường. Vì vậy bên nhập hàng cần thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc như bình thường.

📌 Chia sẻ thêm 1 bí quyết sau 15 năm làm dịch vụ nhập khẩu hàng Trung Việt của chúng tôi:

• Nên chốt sớm tên hàng thương mại + thông số kỹ thuật + công dụng để tránh “khai mơ hồ” khi lên tờ khai

• Với nhóm hàng có nguy cơ bị kiểm tra, nên chuẩn bị trước: nhãn phụ, hướng dẫn sử dụng, thông tin nhà sản xuất

• Nếu hàng liên quan thương hiệu, cần cảnh giác rủi ro hàng giả/vi phạm sở hữu trí tuệ vì có thể bị giữ hàng

Nhiều doanh nghiệp bị “vỡ chi phí” vì chốt giá mua xong mới đi tra mã HS và thuế. Đúng quy trình thực tế cần làm là: xác định mã HS sơ bộ + chính sách quản lý + thuế dự kiến trước khi ký hợp đồng hoặc chốt đơn.

• Chốt mã HS sơ bộ để dự báo: thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế đặc thù (nếu có)

• Kiểm tra khả năng phát sinh thuế chống bán phá giá (AD) / thuế tự vệ / thuế chống trợ cấp (nếu mặt hàng thuộc diện)

• Kiểm tra hàng có cần giấy phép/kiểm tra chuyên ngành không để tránh kéo dài thời gian

Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương

Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín thông qua các nguồn như hội trợ, hiệp hội thương mại, nguồn hàng kín. Sau đó doanh nghiệp bạn cần liên hệ nhà bán trao đổi theo đơn đặt hàng. Đánh giá năng lực sản xuất, chất lượng sản phẩm, thông tin địa chỉ, so sánh giá bán.

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là hợp đồng giao dịch giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Giấy tờ này sẽ được yêu cầu trong hầu hết các thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng ngoại thương sau khi đã cùng nhà cung cấp thỏa thuận và đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng.

Trong bản hợp đồng thương mại quốc tế, bạn cần chú ý một số điều khoản sau:

• Tên mặt hàng, số lượng, tổng tiền phải khớp với invoice, packing list, BL.

• Nguồn gốc từ đâu. Thông tin này rất quan trọng, nếu thiếu thì hải quan sẽ làm khó bạn.

• Điều khoản thanh toán về thời gian thanh toán, thời gian giao hàng, thời gian tàu đi.

• Làm rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms (EXW/FOB/CIF…) để tránh hiểu sai trách nhiệm phí vận chuyển, bảo hiểm, chứng từ

• Chốt rõ quy cách đóng gói, nhãn mác, số kiện để giảm rủi ro sai Packing List và sai vận đơn

Bước 3: Thanh toán theo hợp đồng

Doanh nghiệp nhập khẩu cần thực hiện tiến hành thanh toán đơn hàng theo hợp đồng. Tùy theo thỏa thuận giữa 2 bên, thực hiện thanh toán theo các phương thức như:

• Phương thức ghi sổ (Open Account)

• Phương thức chuyển tiền (Remittance)

• Phương thức nhờ thu (Collection)

• Phương thức nhờ tín dụng thanh toán (Letter of Credit – L/C)

• Phương thức thư ủy thác mua hàng (Authority to Purchase).

📌 Tại bước này bạn cần chú ý những điều sau:

• Nên lưu đầy đủ chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, sao kê, SWIFT…) để phục vụ đối chiếu khi có kiểm tra

• Với đơn hàng lớn, cần thống nhất rõ điều kiện thanh toán từng đợt và mốc giao chứng từ

Bước 4: Hoàn thiện bộ chứng từ hàng hóa

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

2. Hóa đơn thương mại (Invoice): Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan, hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc phải cung cấp khi làm thủ tục hải quan. Vì vậy, các bạn cần chú ý kỹ về thông tin trong hóa đơn thương mại. Các số liệu với tờ khai hải quan, tên nhà cung cấp, tên số liệu, thông tin điều kiện thanh toán và điều kiện giao hàng phải khớp nhau.

3. Phiếu đóng gói (Packing List): Phiếu đóng gói phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan, để nhận hàng tại kho bãi. Nếu sai vận đơn, sai số kiện thì bạn khó có thể lấy được hàng.

4. C/O form E (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) nếu có: Theo hiệp định ACFTA hợp khác kinh tế toàn diện giữa các nước thành viên ASEAN và Trung Quốc, chứng từ này giúp giảm thuế nhập khẩu vào Việt Nam. Loại chứng từ này có thể bắt buộc cần có với một số mặt hàng đặc thù. Ngoài ra, để nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam bạn cần chuẩn bị thêm các loại giấy tờ cần thiết khác như:

• Tờ khai hải quan

• Vận tải đơn (Bill of Lading)

• Chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)

• Các chứng từ khác (Kiểm tra chất lượng, Chứng nhận hun trùng, Chứng nhận hợp quy…)

5. Tờ khai hải quan

6. Vận tải đơn (Bill of Lading)

📌 Trong bước này bạn cần chú ý những điểm sau:

• Cần thống nhất tên hàng/đơn vị tính/số kiện giữa Invoice – Packing List – Vận đơn – Tờ khai để tránh bị yêu cầu sửa chứng từ

• Nếu doanh nghiệp muốn tối ưu thuế theo ACFTA thì C/O Form E phải hợp lệ, khớp thông tin và nộp đúng thời điểm theo quy định

• Với nhóm hàng có kiểm tra chuyên ngành, cần chuẩn bị trước hồ sơ để tránh bị kéo dài thời gian thông quan

Bước 5: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam đối với các mặt hàng trong danh mục cần kiểm tra chất lượng thì bên doanh nghiệp cần đăng ký kiểm tra sau khi nhận giấy báo hàng đến. Mục đích của việc làm này là đảm bảo hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc an toàn và đạt tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.

• Kiểm tra chuyên ngành thường là nguyên nhân khiến lô hàng bị kéo dài thời gian, nên cần lên kế hoạch trước về hồ sơ, mẫu thử (nếu có)

• Khi hàng thuộc diện kiểm tra, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn phương án thời gian để tránh phát sinh phí lưu kho/lưu bãi

Bước 6: Khai và truyền tờ khai hải quan

Khi nhận được giấy báo hàng tới, bên mua cần lên tờ khai hải quan. Toàn bộ quy trình khai hải quan được thực hiện trên hệ thống VNACC từ tổng cục hải quan.

Sau khi nhận kết quả phân luồng tờ khai hải quan, bên mua cần chuẩn bị các loại chứng từ theo kết quả phân luồng như:

1. Luồng xanh: Bên mua thực hiện theo đúng quy định về hải quan và không cần phải kiểm tra hồ sơ hàng hóa.
2. Luồng vàng: Bên hải quan kiểm tra hồ sơ về lô hàng. Nếu hồ sơ hợp lệ đơn hàng sẽ được thông quan.
3. Luồng đỏ: Bên hải quan sẽ kiểm tra chi tiết về hồ sơ và hàng hoá chi tiết. Hàng hóa thuộc luồng đỏ được kiểm tra rất kỹ và có thể sẽ phát sinh thêm chi phí.

📌  Những điều cần lưu ý để bước này để rút ngắn thời gian thông quan:

• Nếu hồ sơ có sai lệch nhỏ (tên hàng, số kiện, trọng lượng, điều kiện giao hàng…), rất dễ bị yêu cầu sửa/chỉnh, kéo dài thời gian

• Với luồng đỏ, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước phương án làm việc tại cảng/kho bãi để giảm thời gian chờ kiểm hóa

Những lỗi thường khiến tờ khai bị “vàng/đỏ” khi nhập hàng Trung Quốc:

• Chứng từ không khớp giữa Invoice – Packing List – BL – Tờ khai
• Mô tả hàng hóa quá chung chung, thiếu thông số
• Mã HS không hợp lý hoặc không thống nhất
• Thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành/giấy phép đối với nhóm hàng có điều kiện
• Nghi vấn trị giá khai báo hoặc xuất xứ

Bước 7: Nộp thuế nhập khẩu

Bên mua cần nộp thuế nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi. Cụ thể gồm các khoản thuế sau:

• Thuế nhập khẩu hàng hoá

• Thuế GTGT (VAT)

• Với từng mặt hàng mà bên mua cần nộp thêm các khoản thuế như: thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt…

• Ngoài các khoản trên, tùy mặt hàng có thể phát sinh thuế chống bán phá giá (AD) / thuế tự vệ / thuế chống trợ cấp nếu thuộc danh mục áp dụng

• Nếu có C/O Form E hợp lệ và đáp ứng điều kiện ưu đãi theo ACFTA, thuế nhập khẩu có thể được hưởng mức ưu đãi (thường về 0% cho nhiều nhóm hàng), nhưng VAT vẫn áp dụng theo quy định

Bước 8: Chuyển hàng hóa về kho

Sau khi đã hoàn thành xong thủ tục hải quan nhập khẩu, việc tiếp theo mà bạn cần làm là bố trí phương tiện vận tải bộ để đưa hàng về kho. Thông thường, các chủ hàng sẽ thuê xe container hoặc xe tải nhỏ rồi chuyển cho họ lệnh giao hàng mà đơn vị vận tải biển cấp. Nhà xe sẽ vào cảng thực hiện nốt thủ tục hải quan tại kho bãi rồi lấy hàng chở về địa điểm kho cho bạn.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam khá phức tạp và trải qua nhiều công đoạn khác nhau. Vậy nên, nhiều chủ hàng đã tìm đến công ty vận tải làm trọn gói tất cả các khâu dịch vụ.

• Doanh nghiệp nên chốt trước phương án nhận hàng (kho Hà Nội/TP.HCM/tỉnh) để tối ưu tuyến và tránh phát sinh chi phí trung chuyển

• Nên kiểm tra tình trạng kiện hàng ngay khi nhận để có cơ sở xử lý nếu phát sinh hư hại/thiếu kiện

Những lưu ý khi nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam

Dưới đây là những lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam được thuận lợi và hiệu quả nhất:

1. Kiểm tra thông tin hàng hóa: Bên mua nên kiểm tra thông tin về hàng hoá đầy đủ về nguồn gốc, tem mác, đóng gói… để tránh rủi ro không đáng có.

2. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ: Cần tìm hiểu các quy định của pháp luật khi nhập hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam. Điều đó sẽ đảm bảo quá trình thông quan hàng hoá được thuận lợi và hạn chế chi phí phát sinh.

3. Mặt hàng cấm nhập khẩu: Khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc bên mua cần nắm rõ danh mục các mặt hàng cấm theo đúng quy định từ Phụ lục I Nghị định số 69/2018/NĐ-CP.

4. Các điều khoản trong hợp đồng: Cần xác định rõ những quyền lợi và nghĩa vụ của bên mua trong hợp đồng. Khi đó sẽ tránh được những vi phạm không đáng có và đảm bảo cho việc nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc được thuận lợi.

5. Nên kiểm tra trước hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành/giấy phép để chủ động timeline và chi phí

6. Nên xác định sớm mã HS để tránh tình trạng đến lúc khai mới phát hiện thuế/phí tăng mạnh

7. Với hàng số lượng lớn, nên có kế hoạch chứng từ và thanh toán rõ ràng để tránh “kẹt chứng từ” khi hàng đã tới

👉 Có thể bạn quan tâm: Bảng giá vận chuyển chính ngạch Trung Việt chi tiết, minh bạch, không phí ẩn

🎯 Dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam tại Hoa Trung Logistics

Hàng hoá gặp rủi ro, thời gian nhận hàng chậm, chi phí cao… là những khó khăn mà nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt khi nhập hàng khẩu hàng Trung Quốc. Dịch vụ nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam tại Hoa Trung Logistics chính là giải pháp tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp giải quyết được những bài toán khó khăn ở trên.

Dưới đây là những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam tại Hoa Trung Logistics:

1. Hỗ trợ khách hàng tìm nguồn hàng và nhà cung cấp uy tín tại Trung Quốc để nhập hàng.
2. Đa dạng các phương thức vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam gồm: Đường bay, đường bộ, đường biển…
3. Thời gian vận chuyển hàng Trung – Việt nhanh chóng chỉ sau 3-7 ngày làm việc.
4. Có hệ thống hàng lớn tại Hà Nội, Sài Gòn và Trung Quốc (Quảng Châu, Bằng Tường, Đông Hưng).
5. Phí vận chuyển hàng Trung – Việt thấp bao giá cạnh trên trên thị trường.
6. Nhân viên tư vấn nhiệt tình, chuyên nghiệp và thông thạo tiếng Trung Quốc, tiếng Anh.
7. Hoa Trung Logistics miễn phí vận chuyển hàng hoá dưới bán kính 30km, tính từ kho hàng tại Hà Nội/Sài Gòn.
8. Có thể tư vấn trước phương án chứng từ - mã HS - thuế phí để doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhập hàng
9. Có thể hỗ trợ xử lý hồ sơ kiểm tra chuyên ngành đối với nhóm hàng có điều kiện
10. Có thể hỗ trợ theo dõi tiến độ và cập nhật tình trạng lô hàng theo từng mốc

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm về nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam, liên hệ ngay đến Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Hoa Trung. Chúng tôi là một đơn vị chuyên nhập khẩu hàng Trung Quốc lâu năm, hiểu rõ thủ tục chính sách nhập khẩu nhiều loại hàng hóa kể cả hàng khó. Dịch vụ và quy trình nhập hàng minh bạch, rõ ràng cùng mức giá cạnh tranh, Hoa Trung logistics cam kết sẽ mang đến sự hài lòng cho mọi khách hàng.

👉 Liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 1900.633.053 để được tư vấn nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam trọn gói, tối ưu thuế phí