Proforma invoice là gì? Phân biệt PI với Commercial Invoice

Proforma Invoice là gì? Khi nào cần dùng và vì sao doanh nghiệp nhập khẩu dễ hiểu sai? Đây là một trong những thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế. Để tìm hiểu rõ hơn về thuật ngữ này chúng ta hãy cùng nhau đi vào bài viết ngay sau đây nhé!

Trong quá trình nhập hàng, đặc biệt là từ Trung Quốc, rất nhiều doanh nghiệp nhận được một loại chứng từ gọi là Proforma Invoice nhưng lại không hiểu đúng vai trò của nó.

Có người coi đây là hóa đơn thanh toán. Có người nghĩ chỉ là giấy báo giá. Và cũng có trường hợp sử dụng sai Proforma Invoice dẫn đến lệch giá trị hợp đồng, sai điều khoản thanh toán, thậm chí ảnh hưởng đến cả lô hàng phía sau.

Vấn đề không nằm ở việc thiếu chứng từ, mà nằm ở việc hiểu sai bản chất của nó ngay từ đầu.

1. Proforma Invoice là gì và bản chất thực sự của chứng từ này

Proforma Invoice (viết tắt PI) còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ hoặc hóa đơn chiếu bạ, là một dạng hóa đơn “dự thảo - bản nháp của hóa đơn thương mại” được người bán phát hành trước khi giao dịch chính thức diễn ra. Nó thể hiện các thông tin cơ bản của lô hàng như giá trị, số lượng, điều kiện giao hàng, nhưng chưa có giá trị pháp lý để thanh toán.

Điểm quan trọng cần hiểu là: Proforma Invoice không phải là hóa đơn thương mại, mà chỉ là cơ sở để hai bên thống nhất giao dịch trước khi tiến hành bước tiếp theo.

• Là bản dự thảo giao dịch giữa người mua và người bán
• Thể hiện giá, điều kiện, thông tin hàng hóa
• Không dùng để thanh toán hoặc khai thuế
• Là nền tảng để phát hành hợp đồng hoặc Commercial Invoice sau đó

Sau khi người mua nhận được hóa đơn chiếu lệ thì hai bên sẽ tiếp tục đưa ra các thỏa thuận và thống nhất chung để đưa ra các điều khoản phù hợp vào hợp đồng thương mại chính thức.

Proforma Invoice là gì? Dạng hóa đơn này được dùng như thế nào?

2. Vì sao Proforma Invoice quan trọng trong nhập khẩu hàng Trung Quốc?

Trong thực tế vận hành, Proforma Invoice không chỉ là một bước “tham khảo”, mà là điểm bắt đầu của toàn bộ giao dịch.

Nếu thông tin trên PI không chính xác hoặc không được kiểm soát kỹ, toàn bộ các chứng từ phía sau như hợp đồng, invoice chính thức, thậm chí vận đơn đều có thể bị lệch theo.

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng:

• Giá trị thanh toán không khớp
• Điều khoản giao hàng bị hiểu sai
• Phát sinh tranh chấp sau khi hàng đã đi
• Là cơ sở để đàm phán và chốt đơn hàng
• Ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị hợp đồng
• Là căn cứ để mở LC hoặc thanh toán quốc tế
• Quyết định độ chính xác của toàn bộ chứng từ phía sau

3. Khi nào cần sử dụng Proforma Invoice trong thực tế?

Đối với quá trình mua bán bên bán sẽ không cần bắt buộc phải phát hành hoá đơn PI. Vì vậy sẽ không có quy định nào bắt buộc về thời gian phát hành hoá đơn chiếu lệ này cả. Tuy nhiên để việc giao dịch được thuận tiện và mọi thứ được trở lên rõ ràng về các điều khoản. Hai bên có thể đi đến thống nhất sớm hơn thì bên mua và bên bán sẽ làm trước một bản PI và coi đó là cơ sở để tham khảo.

Nó được sử dụng trong giai đoạn trước khi giao dịch chính thức, khi hai bên cần xác nhận lại toàn bộ điều kiện trước khi tiến hành. Proforma invoice được phát hành trong những trường hợp sau:

• Bên mua phát hành cho bên bán các chứng từ của lô hàng trong thời điểm hàng hóa chưa được giao.
• Bên bán cần các chứng từ xác nhận về giá trị hàng hóa của lô hàng để thực hiện các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu theo quy định.
• Khi các thông tin cần có trên Comercial invoice chưa đầy đủ hoặc chưa đủ điều kiện để phát hành và 2 bên cần thống nhất, thảo luận và có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

👉 PI có thể được phát hành khi chưa hoàn thiện được hết các thông tin. Cả bên mua và bên bán đều đã có các thông tin về lô hàng đó. Bên người mua hay bên nhập khẩu cảm thấy hài lòng về những điều khoản đó. Hàng hoá được đóng vào các container hoặc được chuyển đi rồi thì bên bán có thể thực hiện phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng vừa xuất đó.

Đánh giá vai trò của Proforma Invoice

Proforma Invoice giữ một vai trò rất quan trọng đối với quá trình hoàn thiện các hợp đồng thương mại. Nó được coi là một tiền đề để cho các hợp đồng mua bán hạn chế việc gặp phải những sai sót không mong muốn. Đồng thời các điều khoản trong hợp đồng sẽ hài hoà đối với cả 2 bên trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu.

Một trong những lý do để coi PI là tiền đề của một hợp đồng mua bán đó chính là các bên nhập khẩu và xuất khẩu sẽ căn cứ vào nội dung của PI. Từ đó sẽ tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có một số nội dung chưa thực sự hợp lý.

4. Nội dung phải có trong Proforma Invoice - hóa đơn chiếu lệ

Proforma invoice được coi là tiền đề để phát hành hợp đồng thương mại, giúp hai bên xuất khẩu và nhập khẩu tránh các sai sót không đáng có và kịp thời điều chỉnh các nội dung chưa hợp lý nếu cần. Nội dung trong hóa đơn chiếu lệ thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
• Thông tin bên bán: Họ tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, Số điện thoại, fax của bên bán
• Thông tin bên mua: Họ tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, Số điện thoại, fax của bên mua
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, mẫu mã, đơn giá của hàng hóa, số lượng, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
• Payment term: Phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
• Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
• Port of Loading: Tên cảng bốc hàng
• Port of Destination: Tên cảng hàng đến.
• ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): Ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.

👉 Có thể bạn quan tâm: Manifest là gì? Vai trò và cách khai chuẩn Manifest tránh chậm hàng

5. Mẫu Proforma invoice mới nhất 2026 hiện nay

Dưới đây là một số mẫu proforma invoice mới nhất:

Mẫu 1:

Mẫu Proforma invoice số 1

Mẫu 2:

Mẫu Proforma invoice số 2

Proforma Invoice và Commercial Invoic khác nhau như nào?

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) và Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) là hai chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu nhưng khác nhau hoàn toàn về giá trị pháp lý, mục đích sử dụng và thời điểm phát hành. Hiểu đúng sự khác biệt giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi đàm phán, thanh toán và làm thủ tục hải quan.

So sánh Proforma Invoice và Commercial Invoice

• Tính chất pháp lý:
  • Commercial Invoice: Có giá trị pháp lý, dùng để thông quan và thanh toán
  • Proforma Invoice: Không có giá trị pháp lý, chỉ mang tính tham khảo và có thể chỉnh sửa
• Thời điểm phát hành:
  • Commercial Invoice: Phát hành khi hàng đã sẵn sàng giao hoặc đã xuất đi
  • Proforma Invoice: Phát hành trước khi ký hợp đồng hoặc trước khi giao hàng
• Mục đích sử dụng:
  • Commercial Invoice: Là chứng từ chính thức để khai hải quan và thanh toán quốc tế
  • Proforma Invoice: Dùng để báo giá, đàm phán và thống nhất điều kiện giao dịch
• Xác nhận giao dịch:
  • Commercial Invoice: Ràng buộc pháp lý giữa người mua và người bán
  • Proforma Invoice: Cam kết tạm thời, có thể thay đổi trước khi chốt đơn
• Giá trị thanh toán:
  • Commercial Invoice: Được sử dụng làm căn cứ thanh toán
  • Proforma Invoice: Không dùng để thanh toán

Bảng so sánh nhanh

Kết luận: Proforma Invoice đóng vai trò như bản nháp/báo giá để hai bên thống nhất giao dịch, trong khi Commercial Invoice là chứng từ chính thức có giá trị pháp lý để thông quan và thanh toán. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh sai sót trong quy trình xuất nhập khẩu.

Hiện nay, Xuất Nhập Khẩu có bộ phận📞 Hotline 24/7: 0948688692  chuyển tư vấn giải đáp, hỗ trợ người dùng quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra nhanh chóng và tiện lợi.

Những hiểu lầm phổ biến về Proforma Invoice khiến doanh nghiệp gặp rủi ro

Trong thực tế, phần lớn rủi ro không đến từ việc thiếu PI, mà đến từ việc hiểu sai và sử dụng sai.

Nhiều doanh nghiệp coi PI như một thủ tục đơn giản, dẫn đến việc không kiểm tra kỹ nội dung trước khi xác nhận với nhà cung cấp.

• Nhầm PI là hóa đơn chính thức
• Sử dụng PI để thanh toán hoặc khai báo
• Không kiểm tra kỹ thông tin trước khi chốt
• Cho rằng PI không quan trọng vì “chỉ là bản nháp”

Rủi ro thực tế khi sử dụng sai Proforma Invoice

Khi PI đã được xác nhận, nó sẽ trở thành “nền” cho toàn bộ giao dịch phía sau. Nếu nền này sai, mọi thứ phía sau sẽ sai theo.

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp dù làm đúng ở các bước sau nhưng vẫn gặp vấn đề vì sai từ bước đầu.

• Sai giá trị → lệch thanh toán
• Sai điều khoản → tranh chấp hợp đồng
• Sai thông tin hàng → lệch chứng từ
• Ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và giao hàng

Làm sao để kiểm soát Proforma Invoice đúng ngay từ đầu?

Thay vì xử lý sai sót ở bước sau, cách hiệu quả nhất là kiểm soát ngay từ khi nhận PI từ nhà cung cấp.

Đây là bước cần sự phối hợp giữa bộ phận mua hàng, kế toán và đơn vị logistics nếu có.

• Kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa, số lượng, giá
• Đối chiếu điều kiện giao hàng (FOB, CIF…)
• Xác nhận lại điều khoản thanh toán
• Đồng bộ dữ liệu với hợp đồng và chứng từ sau

Vì sao doanh nghiệp nên dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói để kiểm soát PI?

Trong thực tế, phần lớn doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên sâu về chứng từ. Khi tự xử lý hoặc làm rời rạc từng khâu, việc sai Proforma Invoice là điều rất dễ xảy ra.

Ngược lại, khi sử dụng dịch vụ nhập khẩu trọn gói, toàn bộ quy trình từ đàm phán, kiểm tra chứng từ đến vận chuyển đều được kiểm soát xuyên suốt.

Tại Xuất Nhập Khẩu, Proforma Invoice không chỉ được kiểm tra ở bước đầu, mà còn được đối chiếu với toàn bộ hệ thống chứng từ phía sau để đảm bảo không phát sinh sai lệch.

• Kiểm soát PI ngay từ khi làm việc với nhà cung cấp
• Đồng bộ dữ liệu giữa PI – hợp đồng – invoice
• Hạn chế rủi ro sai chứng từ và chậm hàng
• Giúp doanh nghiệp chủ động chi phí và tiến độ

Proforma Invoice không phải là một chứng từ mang tính thủ tục, mà là “nền móng” của toàn bộ giao dịch nhập khẩu.

Hiểu đúng và kiểm soát tốt PI ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, mà còn giúp toàn bộ chuỗi vận hành phía sau trở nên ổn định và dễ kiểm soát hơn.

👉 Với doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên, đây không phải là lựa chọn, mà là điều bắt buộc nếu muốn vận hành bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi 📞 Hotline 24/7: 0948688692 để được hỗ trợ trọn gói dịch vụ nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam trọn gói, đầy đủ giấy tờ pháp lý, bảo hiểm 100% hàng hóa.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu

1. Proforma Invoice có phải hóa đơn thanh toán không?

Không. Proforma Invoice chỉ là bản dự thảo thể hiện thông tin giao dịch trước khi chốt đơn hàng. Nó không có giá trị pháp lý để thanh toán hay khai báo hải quan. Doanh nghiệp chỉ dùng PI để tham khảo, đàm phán và làm cơ sở phát hành hóa đơn chính thức sau này.

2. Khi nào cần sử dụng Proforma Invoice?

Proforma Invoice thường được sử dụng trước khi ký hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng. Doanh nghiệp dùng PI để kiểm tra giá, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán, đặc biệt trong các giao dịch nhập khẩu hoặc khi cần mở LC tại ngân hàng.

3. Proforma Invoice có bắt buộc trong nhập khẩu không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng trong thực tế nhập khẩu, đặc biệt với hàng Trung Quốc, PI gần như là bước tiêu chuẩn. Nó giúp hai bên thống nhất thông tin trước khi giao dịch chính thức, hạn chế rủi ro sai lệch chứng từ.

4. Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice là gì?

Proforma Invoice là bản dự thảo trước giao dịch, không có giá trị thanh toán. Trong khi đó, Commercial Invoice là hóa đơn chính thức dùng để thanh toán và khai báo hải quan. Hai loại này khác nhau về thời điểm sử dụng và giá trị pháp lý.

5. Sai Proforma Invoice có ảnh hưởng đến lô hàng không?

Có. Nếu thông tin trên PI sai, các chứng từ phía sau như hợp đồng, invoice chính thức hoặc vận đơn có thể bị lệch theo. Điều này dễ dẫn đến tranh chấp, sai giá trị thanh toán hoặc chậm tiến độ giao hàng.

6. Có thể sửa Proforma Invoice sau khi đã phát hành không?

Có thể sửa, nhưng nên thực hiện trước khi chốt giao dịch chính thức. Nếu PI đã được dùng làm cơ sở cho hợp đồng hoặc thanh toán, việc chỉnh sửa sẽ phức tạp hơn và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình phía sau.

7. Proforma Invoice có dùng để khai hải quan được không?

Không. PI không được sử dụng để khai báo hải quan. Chỉ có Commercial Invoice mới có giá trị pháp lý để thực hiện thủ tục này. Việc dùng sai chứng từ có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung lại.

8. Doanh nghiệp cần kiểm tra gì trên Proforma Invoice?

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin như tên hàng, số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán. Ngoài ra, cần đảm bảo dữ liệu trên PI đồng bộ với hợp đồng và các chứng từ liên quan để tránh sai lệch.

9. Proforma Invoice có liên quan đến thanh toán quốc tế không?

Có. PI thường được dùng làm cơ sở để mở LC hoặc xác nhận giá trị giao dịch trước khi thanh toán. Nếu thông tin trên PI không chính xác, có thể ảnh hưởng đến quá trình thanh toán và gây rủi ro tài chính.

10. Có nên sử dụng dịch vụ trọn gói để kiểm soát Proforma Invoice không?

Nên. Dịch vụ nhập khẩu trọn gói giúp kiểm tra và đồng bộ chứng từ ngay từ đầu, giảm rủi ro sai Proforma Invoice. Điều này giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí, hạn chế chậm hàng và chủ động hơn trong kế hoạch nhập khẩu.