Kiểm Hóa Hải Quan Là Gì? Quy Trình, Thời Gian Và Chi Phí Kiểm Hóa

Trong hoạt động xuất nhập khẩu Trung Việt, kiểm hóa là một khâu quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa. Mặc dù hiện nay hệ thống hải quan điện tử đã giúp việc khai báo trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn, nhưng trong nhiều trường hợp, cơ quan hải quan vẫn yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa để xác minh tính chính xác của thông tin khai báo.

Vậy kiểm hóa hải quan là gì, có những hình thức kiểm hóa nào và thời gian kiểm hóa thường kéo dài bao lâu? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nghiệp vụ này trong hoạt động xuất nhập khẩu.

1. Kiểm Hóa Hải Quan Là Gì?

Kiểm hóa hải quan là quá trình cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm đối chiếu với nội dung khai báo trên tờ khai hải quan điện tử. Nói cách khác, đây là bước kiểm tra nhằm xác minh rằng hàng hóa thực tế trong container hoặc trong lô hàng có đúng với thông tin mà doanh nghiệp đã khai báo hay không.

Thông qua việc kiểm hóa, cơ quan hải quan có thể:

• Kiểm tra số lượng và chủng loại hàng hóa

• Đối chiếu tên hàng, model, nhãn hiệu với hồ sơ khai báo

• Phát hiện những sai lệch giữa chứng từ và thực tế

• Ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại hoặc khai báo sai

Thông thường, việc kiểm hóa xảy ra khi tờ khai hải quan được phân vào luồng đỏ trong hệ thống phân luồng hải quan.

Khi đó, doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế trước khi được thông quan.

👉 Thông tin hữu ích chia sẻ đến bạn: Tờ khai hải quan và những lưu ý quan trọng khi điền tờ khai hải quan nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam

Các hình thức kiểm hóa hải quan trong nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam hiện nhay (Ảnh minh họa)

2. Hai hình thức kiểm hóa hải quan phổ biến nhất

Hiện nay, cơ quan hải quan thường áp dụng hai hình thức kiểm hóa chính để kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: soi chiếu container bằng máy soi và kiểm tra thủ công trực tiếp. Tùy vào mức độ rủi ro của lô hàng, hải quan sẽ lựa chọn phương thức phù hợp.

2.1. Kiểm hóa bằng máy soi container (soi chiếu)

Đây là phương thức được ưu tiên vì giúp kiểm tra nhanh và hạn chế ảnh hưởng đến hàng hóa. Container sẽ được đưa qua hệ thống máy soi để phân tích hình ảnh bên trong và đối chiếu với thông tin trên Packing List.

Ưu điểm:

• Không cần cắt chì (seal) container

• Hàng hóa không bị xê dịch hoặc hư hỏng bao bì

Rủi ro: Nếu hình ảnh soi chiếu xuất hiện vùng nghi vấn, lô hàng có thể bị yêu cầu chuyển sang kiểm hóa thủ công.

2.2. Kiểm hóa thủ công:

Trong trường hợp cần kiểm tra kỹ lô hàng, container sẽ được đưa xuống bãi để mở seal và kiểm tra trực tiếp. Doanh nghiệp hoặc đơn vị vận chuyển phải thuê nhân công bốc dỡ hàng hóa để hải quan kiểm tra từng phần. Tùy vào mức độ nghi vấn của lô hàng, tỷ lệ kiểm tra có thể khác nhau:

• Kiểm hóa xác suất (Một phần lô hàng): Chỉ kiểm tra đại diện 5–10% lô hàng, dùng trong các trường hợp kiểm tra định kỳ, đánh giá ngẫu nhiên hoặc lô hàng từng có sai phạm trước đó.
• Hoặc kiểm tra toàn bộ 100% (Toàn bộ lô hàng): Áp dụng với các tờ khai luồng đỏ có dấu hiệu nghi vấn cao hoặc nằm trong danh sách doanh nghiệp rủi ro. Hải quan sẽ mở container, bóc hàng để kiểm tra từng kiện.

Trong quá trình kiểm hóa thủ công, cán bộ hải quan sẽ tập trung kiểm tra các yếu tố quan trọng như:

• Nhãn mác hàng hóa (Marking)
• Model, thông số kỹ thuật của sản phẩm
• Chủng loại hàng thực tế so với khai báo
• Dòng chữ “Made in …” để xác định xuất xứ

Hình thức kiểm tra này giúp xác minh chính xác thông tin khai báo, nhưng đồng thời cũng có thể làm tăng thời gian thông quan và phát sinh chi phí bốc dỡ, lưu bãi nếu lô hàng cần kiểm tra với tỷ lệ cao.

3. Khi Nào Hàng Hóa Bị Kiểm Hóa? – Những Trường Hợp Thực Tế Doanh Nghiệp Thường Gặp

Trong hoạt động xuất nhập khẩu Trung Việt, không phải mọi lô hàng đều phải kiểm tra thực tế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, hệ thống quản lý rủi ro của hải quan sẽ phân luồng tờ khai vào diện kiểm hóa để xác minh thông tin khai báo.

Dưới đây là những tình huống thực tế mà doanh nghiệp thường gặp khi lô hàng bị yêu cầu kiểm hóa.

3.1. Doanh nghiệp mới, chưa có lịch sử thông quan

Đối với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới bắt đầu tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, hệ thống quản lý rủi ro của hải quan thường đánh giá mức độ tuân thủ chưa cao.

Vì vậy, các lô hàng của nhóm doanh nghiệp này thường bị kiểm tra chặt chẽ hơn để cơ quan hải quan đánh giá mức độ tuân thủ trong quá trình khai báo và thông quan.

3.2. Tờ khai có nghi vấn sai mã HS hoặc khai báo không logic

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến lô hàng bị kiểm hóa là thông tin khai báo trên tờ khai hải quan chưa hợp lý hoặc có dấu hiệu sai lệch.

Ví dụ: doanh nghiệp khai báo mặt hàng là “máy in văn phòng”, nhưng mã HS lại thuộc nhóm “máy in công nghiệp”. Khi xuất hiện sự không thống nhất giữa mô tả hàng hóa và mã HS, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế để xác minh.

3.3. Hàng hóa thuộc nhóm nhạy cảm, dễ phát sinh gian lận

Một số mặt hàng có nguy cơ gian lận thương mại cao thường được cơ quan hải quan quản lý chặt chẽ hơn. Những lô hàng thuộc nhóm này có khả năng bị kiểm hóa cao hơn so với các mặt hàng thông thường.

Một số nhóm hàng thường nằm trong diện kiểm soát gồm:

• mỹ phẩm

• thiết bị điện tử

• đồ chơi trẻ em

• thực phẩm chức năng

• quần áo, vải sợi

3.4. Có thông tin cảnh báo hoặc phản ánh từ cơ quan chức năng

Trong một số trường hợp, cơ quan hải quan có thể nhận được thông tin từ các cơ quan chức năng khác như công an kinh tế, quản lý thị trường hoặc các đơn vị nghiệp vụ.

Ví dụ: nếu cơ quan chức năng cung cấp thông tin rằng một doanh nghiệp có dấu hiệu nhập khẩu hàng giả hoặc hàng vi phạm, các lô hàng tiếp theo của doanh nghiệp đó có thể bị kiểm tra kỹ hơn, bao gồm cả việc kiểm hóa.

3.5. Doanh nghiệp từng có vi phạm trong các lô hàng trước

Nếu doanh nghiệp từng bị xử phạt hành chính do khai báo sai hoặc vi phạm quy định hải quan, hệ thống quản lý rủi ro có thể đưa doanh nghiệp vào diện theo dõi.

Trong trường hợp này, các tờ khai tiếp theo của doanh nghiệp sẽ có khả năng cao bị phân luồng kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm kiểm soát rủi ro.

👉 Có thể bạn cần đến: Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam trọn gói, tối ưu thuế phí, thông quan nhanh chóng, đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo đúng pháp luật 2 nước Trung - Việt, hóa đơn VAT đầy đủ hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua 📞Hotline: 0948688692 (24/7) để chuyên viên xuất nhập khẩu Trung Việt tư vấn bạn chính xác nhất nhé

Quy trình kiếm hóa khi nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam (ảnh minh họa)

4. Quy Trình Kiểm Hóa Thực Tế Diễn Ra Như Thế Nào?

Việc kiểm hóa hàng hóa không được thực hiện một cách tùy tiện mà phải tuân theo quy trình nghiệp vụ rõ ràng của cơ quan hải quan. Tại các cảng biển, ICD hoặc kho hàng hóa xuất nhập khẩu, hoạt động kiểm hóa thường được thực hiện theo trình tự cụ thể nhằm đảm bảo việc kiểm tra diễn ra minh bạch và đúng quy định.

Dưới đây là quy trình kiểm hóa thực tế thường gặp trong hoạt động thông quan hàng hóa.

4.1. Sau khi khai tờ khai và tờ khai bị phân luồng đỏ

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành việc khai báo tờ khai hải quan trên hệ thống, nếu tờ khai được phân vào luồng đỏ, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.

Lúc này doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan và đăng ký lịch kiểm hóa tại Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục thông quan.

4.2. Chuẩn bị container và nhân sự phục vụ kiểm hóa

Container chứa hàng sẽ được di chuyển đến khu vực kiểm hóa theo hướng dẫn của cảng hoặc kho bãi, có thể là khu soi chiếu container hoặc kho CFS.

Doanh nghiệp cần bố trí nhân công để thực hiện việc mở container, bóc dỡ hàng hóa khi có yêu cầu, đồng thời chuẩn bị sẵn các chứng từ liên quan để phục vụ quá trình kiểm tra.

4.3. Tiến hành kiểm hóa dưới sự giám sát của cơ quan Hải quan

Trong quá trình kiểm hóa, cán bộ hải quan sẽ trực tiếp giám sát việc mở hàng và kiểm tra thực tế lô hàng.

Các hoạt động kiểm tra có thể bao gồm:

• mở container hoặc kiện hàng

• kiểm đếm số lượng hàng hóa

• đo đạc hoặc đối chiếu thông tin hàng hóa

• chụp ảnh ghi nhận tình trạng thực tế

Mục đích của quá trình này là đối chiếu hàng hóa thực tế với nội dung khai báo trên tờ khai hải quan.

4.4. Kết luận kiểm hóa và hướng xử lý

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra thực tế, cơ quan hải quan sẽ đưa ra kết luận dựa trên kết quả kiểm hóa.

Một số trường hợp có thể xảy ra:

• Nếu hàng hóa phù hợp với nội dung khai báo: tờ khai được xác nhận “hàng đúng khai báo” và lô hàng được thông quan.

• Nếu có sai lệch nhỏ: doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và phải thực hiện chỉnh sửa thông tin trên tờ khai.

• Nếu sai lệch nghiêm trọng: cơ quan hải quan có thể truy thu thuế, tạm giữ hàng hóa và tiến hành xử lý theo quy định.

5. Kiểm Hóa Hải Quan Mất Bao Lâu?

Đây là câu hỏi mà hầu hết các chủ hàng và doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều quan tâm khi lô hàng bị phân luồng kiểm hóa. Thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa sẽ phụ thuộc vào quy định của cơ quan hải quan cũng như điều kiện vận hành tại cảng.

• Theo quy định: Thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa phải hoàn thành trong vòng 08 giờ làm việc kể từ khi doanh nghiệp xuất trình đầy đủ hàng hóa tại khu vực kiểm hóa.
• Trong thực tế: Quá trình kiểm hóa thường kéo dài từ 1 đến 2 ngày. Nguyên nhân là doanh nghiệp cần thực hiện nhiều công đoạn trước khi kiểm hóa, như đổi lệnh giao nhận container, chờ xe nâng hạ container từ cầu tàu về bãi kiểm hóa, đồng thời phải chờ cán bộ hải quan xuống bãi kiểm tra theo thứ tự.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu lô hàng cần lấy mẫu gửi đi phân tích hoặc phân loại mã HS, thời gian kiểm hóa có thể kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc.

Lưu ý: Vào các giai đoạn cao điểm như cuối quý hoặc cận Tết, lượng hàng tại cảng tăng cao. Khi đó, tình trạng quá tải có thể khiến thời gian kiểm hóa kéo dài thêm 1–2 ngày so với bình thường.

6. Chi Phí Kiểm Hóa Hải Quan Dự Toán

Khi lô hàng bị yêu cầu kiểm hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách cho một số khoản chi phí phát sinh trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa.

Tại các cảng lớn như Cát Lái hoặc Hải Phòng, doanh nghiệp thường phải chi trả một số khoản phí sau. Đây chỉ là mức phí tham khảo, trên thực tế chi phí có thể thay đổi tùy theo từng cảng và từng thời điểm.

• Lệ phí hải quan: khoảng 20.000 VND/tờ khai.
• Phí nâng hạ container phục vụ kiểm hóa (SNP): khoảng 870.000 VND đối với container 20 feet và khoảng 1.510.000 VND đối với container 40 feet.
• Phí thuê nhân công bốc dỡ hàng hóa: dao động từ 1.500.000 – 3.200.000 VND/container, tùy theo trọng lượng và loại hàng hóa.
• Phí kẹp chì (seal mới): khoảng 7.000 – 12.000 VND/chiếc để niêm phong lại container sau khi kiểm hóa.

Lưu ý về phí lưu bãi: Nếu quá trình kiểm hóa kéo dài, từ ngày thứ 4 trở đi, container có thể bị tính phí lưu bãi (PTPN) theo mức lũy tiến. Trong một số trường hợp, chi phí lưu bãi có thể lên tới hơn 400.000 VND/ngày đối với container 40 feet.

7. Làm Sao Để Hạn Chế Nguy Cơ Bị Kiểm Hóa?

Việc kiểm hóa có thể xảy ra ngẫu nhiên hoặc dựa trên đánh giá rủi ro của hệ thống quản lý hải quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu khả năng bị kiểm tra thực tế nếu tuân thủ tốt các quy định trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Một số nguyên tắc quan trọng giúp hạn chế nguy cơ bị kiểm hóa gồm:

• Luôn khai báo đúng mã HS và bản chất hàng hóa

• Sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm

• Cung cấp thông tin minh bạch, không khai thiếu hoặc che giấu thông tin hàng hóa

• Xây dựng lịch sử tuân thủ tốt bằng cách thực hiện đúng quy định và hạn chế vi phạm hành chính

• Xem xét tham gia chương trình doanh nghiệp ưu tiên (AEO) để được hưởng cơ chế kiểm tra thuận lợi hơn

Cần hiểu rằng kiểm hóa là một công cụ quản lý của cơ quan hải quan nhằm đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây không phải là hình thức xử phạt mà là biện pháp kiểm tra cần thiết trong quá trình quản lý hàng hóa.

Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng được quản lý chặt chẽ, việc hiểu rõ quy trình kiểm hóa và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tránh tình trạng chậm hàng và xây dựng mối quan hệ hợp tác ổn định với cơ quan hải quan.

8. Bị Kiểm Hóa Xử Lý Ra Sao? – Cách Doanh Nghiệp Nên Ứng Phó

Khi lô hàng bị yêu cầu kiểm hóa, nhiều doanh nghiệp thường cảm thấy lo lắng hoặc bị động trong quá trình xử lý. Tuy nhiên, nếu chuẩn bị tốt và phối hợp đúng cách với cơ quan hải quan, quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa vẫn có thể diễn ra thuận lợi.

Dưới đây là một số cách xử lý doanh nghiệp nên áp dụng khi gặp tình huống kiểm hóa.

1. Hợp tác với cơ quan Hải quan: Trong quá trình kiểm hóa, doanh nghiệp cần giữ thái độ hợp tác và phối hợp với cán bộ hải quan. Việc tranh cãi hoặc thể hiện thái độ thiếu hợp tác có thể khiến quá trình kiểm tra kéo dài và lô hàng bị kiểm tra kỹ hơn.
2. Bố trí người có kinh nghiệm giám sát: Doanh nghiệp nên cử nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm trực tiếp theo dõi quá trình kiểm hóa để ghi nhận biên bản và đảm bảo thông tin được phản ánh chính xác.
3. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn các chứng từ cần thiết để phục vụ việc kiểm tra và giải trình khi cần, bao gồm:
   • Invoice (hóa đơn thương mại)
   • Packing list (phiếu đóng gói)
   • Hợp đồng mua bán
   • C/O (nếu có)
   • Tài liệu kỹ thuật của hàng hóa

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh vấn đề.

9. Kinh nghiệm từ Xuất Nhập Khẩu để thông quan nhanh

Để quá trình kiểm hóa hải quan diễn ra thuận lợi và hạn chế phát sinh chậm trễ trong thông quan, những người trực tiếp làm hiện trường cần lưu ý một số kinh nghiệm thực tế sau:

Đóng hàng hợp lý: Đối với những lô hàng có nhiều model hoặc thuộc nhóm hàng nhạy cảm, nên sắp xếp hàng hóa gần cửa container. Cách bố trí này giúp việc dỡ hàng phục vụ kiểm hóa diễn ra nhanh hơn và hạn chế phải di chuyển toàn bộ lô hàng.

Chuẩn bị hồ sơ “3 khớp”: Cần đảm bảo thông tin trên Invoice, Packing List và Tờ khai hải quan khớp chính xác từng chi tiết. Ngoài ra, nên chuẩn bị sẵn Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật của sản phẩm để có thể giải trình mã HS ngay tại bãi kiểm hóa khi cần.

Chủ động hạ container xuống bãi sớm: Doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục hạ container xuống bãi kiểm hóa trước 10 giờ sáng. Điều này giúp kịp thời sắp xếp kiểm hóa trong buổi sáng, tránh phải chờ sang ca làm việc tiếp theo của cán bộ hải quan.

Cập nhật mã đơn vị theo quy định mới:  Từ 01/04/2026, ngành Hải quan tiến hành chuẩn hóa bộ mã đơn vị trên toàn hệ thống. Vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm khai báo hải quan đã được cập nhật phiên bản mới nhất để tránh lỗi treo tờ khai hoặc phát sinh sự cố trong quá trình thông quan.

Hy vọng những chia sẻ thực tế về kiểm hóa hải quan trên đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình xử lý lô hàng, hạn chế rủi ro phát sinh và nâng cao hiệu quả thông quan.

📞 Liên hệ ngay với chúng tôi Hotline: 0948.688.692 (24/7) để gặp chuyển giá xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan, hỗ trợ và tư vấn bạn chi tiết chính xác nhất nhé.