Hướng Dẫn Khai Hải Quan Điện Tử VNACCS Chi Tiết Từ A–Z

Khai hải quan điện tử hiện nay là bước bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Thay vì thực hiện khai báo thủ công bằng hồ sơ giấy như trước đây, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm khai báo hải quan để truyền dữ liệu trực tiếp lên hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan.

Việc hiểu rõ cách khai hải quan điện tử VNACCS không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan mà còn hạn chế sai sót trong quá trình kê khai tờ khai hải quan.

1. Hệ thống VNACCS là gì?

VNACCS là viết tắt của cụm từ Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System, đây là hệ thống thông quan tự động được triển khai bởi Hải quan Việt Nam từ năm 2014 nhằm hiện đại hóa thủ tục hải quan. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường gọi chung đây là phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS.

Thông qua hệ thống VNACCS, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quá trình khai báo tờ khai hải quan, truyền dữ liệu và nhận kết quả phân luồng trực tuyến mà không cần nộp hồ sơ giấy ngay từ đầu.

Hệ thống này bao gồm hai thành phần chính:

• VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System): Hệ thống thông quan hàng hóa tự động. Đây là nơi tiếp nhận dữ liệu từ doanh nghiệp, xử lý thông tin và thực hiện việc thông quan hàng hóa;
• VCIS (Vietnam Customs Intelligence Information System): Hệ thống thông tin tình báo hải quan. Đây là phân hệ dành riêng cho cán bộ Hải quan để phục vụ công tác quản lý rủi ro, kiểm soát và giám sát hàng hóa dựa trên các tiêu chí nghiệp vụ.

Việc áp dụng hệ thống VNACCS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu:

1. Tính chính xác và minh bạch: Hệ thống tự động kiểm tra lỗi logic, tính toán thuế và cập nhật trạng thái xử lý rõ ràng, giúp giảm thiểu sai sót khi khai báo.
2. Giảm thiểu hồ sơ giấy: Doanh nghiệp có thể khai báo trực tuyến và đính kèm chứng từ điện tử (V5), hạn chế việc nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại chi cục hải quan.
3. Tiết kiệm thời gian: Quy trình xử lý được tự động hóa; với tờ khai luồng xanh, thời gian từ lúc truyền tờ khai đến khi thông quan chỉ khoảng 1–3 giây.
4. Linh hoạt địa điểm: Có thể thực hiện khai báo ở bất kỳ đâu có internet, không phụ thuộc vào địa điểm hay giờ hành chính khi truyền dữ liệu.

Trong nhiều trường hợp, nếu tờ khai được phân luồng xanh thì quá trình thông quan chỉ mất vài giây sau khi truyền dữ liệu lên hệ thống.

👉 Bạn có thể tim hiểu thêm thông tin chi tiết tại đây: Tờ khai hải quan nhập khẩu hàng Trung Quốc và những lưu ý đặc biệt quan trọng không thể bỏ qua

2. Điều kiện để doanh nghiệp khai hải quan điện tử VNACCS

Trước khi thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số điều kiện cơ bản để có thể kết nối với hệ thống hải quan.

Các điều kiện cần thiết bao gồm:

• Có mã số thuế doanh nghiệp hợp lệ
• Đăng ký sử dụng chữ ký số với cơ quan hải quan
• Sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử như ECUS5-VNACCS
• Có tài khoản khai báo hải quan được cấp quyền truy cập

Những công cụ này giúp doanh nghiệp có thể thực hiện việc khai báo và truyền tờ khai trực tiếp lên hệ

3. Hướng dẫn các bước truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm Vnaccs

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam đều thực hiện khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5 – VNACCS. Đây là phần mềm kết nối trực tiếp với hệ thống thông quan tự động của Tổng cục Hải quan, cho phép doanh nghiệp khai báo tờ khai, truyền dữ liệu và nhận kết quả xử lý ngay trên hệ thống. Vì vậy Xuất Nhập Khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng phần mềm này trong việc khai báo hải quan điện tử.

Phần mềm VNACCS hỗ trợ nhiều nghiệp vụ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống này để thực hiện các chức năng sau:

• Khai báo điện tử (e-Declaration): Khai tờ khai hải quan xuất khẩu và nhập khẩu.

• Hóa đơn điện tử (e-Invoice): Quản lý và khai báo hóa đơn thương mại.

• Thanh toán điện tử (e-Payment): Nộp thuế và lệ phí hải quan trực tuyến.

• C/O điện tử (e-C/O): Khai báo và sử dụng các chứng nhận xuất xứ điện tử như form D, form AK.

• Manifest điện tử (e-Manifest): Khai báo bản lược khai hàng hóa điện tử đối với vận tải quốc tế.

Việc áp dụng các nghiệp vụ điện tử này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ và hạn chế thủ tục giấy tờ trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số và bộ chứng từ khai hải quan

Để thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số. Mỗi chữ ký số sẽ tương ứng với một tài khoản khai báo trên hệ thống VNACCS, và một doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng nhiều chữ ký số khác nhau.

Ngoài ra, trước khi khai báo tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và chứng từ liên quan đến lô hàng.

Đăng ký và sử dụng chương trình trên hệ thống VNACCS (Ảnh minh họa)

Các thông tin cần thiết để khai hải quan gồm:

• Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ
• Xác định loại hình xuất nhập khẩu
• Nội dung và mô tả hàng hóa
• Xác định hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không (kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu…)

Khi truyền tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau:

1. Contract – Hợp đồng ngoại thương (không bắt buộc)
2. Invoice – Hóa đơn thương mại (bắt buộc)
3. Bill of Lading – Vận đơn (đối với tờ khai nhập khẩu)
4. Packing List – Phiếu đóng gói hàng hóa
5. Arrival Notice – Giấy báo hàng đến (đối với hàng nhập khẩu)
6. Giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý)

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ sẽ giúp quá trình khai báo diễn ra thuận lợi và tránh sai sót khi truyền tờ khai.

Bước 2: Đăng ký tài khoản VNACCS

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập chưa có thông tin trên hệ thống hải quan, cần thực hiện đăng ký tài khoản để có thể sử dụng hệ thống VNACCS.

Thông thường doanh nghiệp sẽ được cấp các thông tin sau:

• Mã người sử dụng (User Code)

• Mật khẩu đăng nhập

• Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)

• Khóa truy cập hệ thống

Doanh nghiệp có thể đăng ký trực tiếp với Tổng cục Hải quan hoặc thông qua đơn vị cung cấp chữ ký số. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn đăng ký thông qua nhà cung cấp chữ ký số vì thủ tục nhanh và thuận tiện hơn.

Sau khi có tài khoản VNACCS, doanh nghiệp có thể bắt đầu thực hiện khai báo tờ khai hải quan.

Bước 3: Lập tờ khai hải quan nhập khẩu mới

Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu như hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, người khai hải quan sẽ tiến hành lập tờ khai trên phần mềm ECUS5 – VNACCS.

Khi đó màn hình tờ khai nhập khẩu hiện ra như sau:

Nhập thông tin chung của tờ khai tại tab “Thông tin chung”: Bạn tiến hành nhập vào dữ liệu về loại hình khai báo, mã hải quan khai báo…, lưu ý các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập vào những chỉ tiêu này

Trong quá trình lập tờ khai, các thông tin trên tờ khai cần được nhập chính xác theo bộ chứng từ, bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu

• Mã loại hình xuất nhập khẩu

• Mã HS của hàng hóa

• Số lượng, trọng lượng và trị giá hàng hóa

• Thông tin vận đơn và phương thức vận chuyển

Đây là bước quan trọng nhất vì mọi thông tin khai báo sẽ là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra và tính thuế đối với lô hàng.

Bước 4: Truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS

Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu tờ khai, doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS.

Khi tờ khai được truyền thành công, hệ thống sẽ phản hồi kết quả xử lý. Trong trường hợp dữ liệu có lỗi, hệ thống sẽ hiển thị thông báo để người khai hải quan chỉnh sửa trước khi truyền lại.

Khi tờ khai hợp lệ, hệ thống sẽ trả về:

• Số tờ khai hải quan

• Kết quả phân luồng tờ khai

Kết quả phân luồng thường gồm ba trường hợp:

• Luồng xanh (ký hiệu số 1): Hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có) là có thể thông quan.

• Luồng vàng (ký hiệu số 2): Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ giấy. Nếu hồ sơ hợp lệ, hàng hóa sẽ được thông quan. Trong một số trường hợp, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.

• Luồng đỏ (ký hiệu số 3): Doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ giấy và đưa hàng hóa đi kiểm tra thực tế.

Hình thức kiểm hóa hàng hóa: Đối với các lô hàng bị phân luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa. Hiện nay có hai hình thức kiểm hóa phổ biến:

• Kiểm tra trực tiếp bằng cách mở container để kiểm tra hàng hóa

• Kiểm tra bằng máy soi container tại khu vực kiểm hóa

Việc kiểm tra này nhằm đối chiếu hàng hóa thực tế với nội dung khai báo trên tờ khai hải quan.

👉  Thông tin hữu ích đến bạn: Kiểm Hóa Hải Quan Là Gì? Quy Trình, Thời Gian Và Chi Phí Kiểm Hóa

Bước 5: Hoàn tất thủ tục thông quan và nhận hàng

Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra theo kết quả phân luồng, doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng dấu thông quan và hoàn tất thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc kho hàng.

Bước 6: Lưu trữ và nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý

Sau khi thông quan, doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ dữ liệu tờ khai và chứng từ liên quan để phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan hoặc đối chiếu kế toán.

4. Các sai sót thường gặp và phương án khắc phục khi khai báo VNACCS

Sau khi nắm được quy trình khai hải quan điện tử VNACCS, người khai báo vẫn cần đặc biệt lưu ý đến những sai sót phổ biến có thể phát sinh trong quá trình lập và truyền tờ khai. Những lỗi này không chỉ làm chậm tiến độ thông quan mà còn có thể dẫn đến việc phải sửa tờ khai, bị kiểm tra sau thông quan hoặc phát sinh chi phí lưu kho bãi tại cảng.

Dưới đây là những nhóm lỗi thường gặp khi khai báo VNACCS và phương án xử lý để doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.

• Sai trị giá hải quan:
  Hệ quả: Tờ khai có thể bị đưa vào diện tham vấn giá hoặc kiểm tra sau thông quan.
  Khắc phục: Kiểm tra chính xác điều kiện giao hàng (Incoterms) như FOB, CIF để xác định đúng trị giá và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh.

• Sai mã HS (HS Code)Sai trị giá hải quan:
  Hệ quả: Áp sai thuế suất, có thể bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.
  Khắc phục: Nếu phát hiện trước khi thông quan, thực hiện khai bổ sung. Nếu đã thông quan, cần lập hồ sơ giải trình và điều chỉnh theo quy định.

• Thiếu giấy phép kiểm tra chuyên ngành:
  Hệ quả: Hàng hóa không đủ điều kiện thông quan và phải lưu kho bãi.
  Khắc phục: Rà soát danh mục hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành và hoàn thiện giấy phép trước khi truyền tờ khai.

• Lỗi kỹ thuật khi truyền tờ khai:
  Nguyên nhân: Lỗi file dữ liệu, gián đoạn internet hoặc xung đột phần mềm.
  Khắc phục: Kiểm tra định dạng dữ liệu, sao lưu thông tin và thực hiện truyền lại tờ khai qua hệ thống VNACCS.

👉 Nêu bạn còn bất kì vướng mắc gì liên quan đến khai báo tờ khai điện tử hải quan VNACCS khi nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam thì liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 0948.688.692 (24/7) để được hỗ trợ chi tiết, chính xác nhất nhé.

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu của Xuất Nhập Khẩu

Nếu doanh nghiệp chưa quen với quy trình khai báo VNACCS hoặc không có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, dịch vụ ủy thác nhập khẩu trọn gói của Xuất Nhập Khẩu sẽ là giải pháp tối ưu giúp bạn nhập hàng nhanh chóng và an toàn.

Khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu tại Hoa Trung, doanh nghiệp được hỗ trợ:

1. Khai báo hải quan điện tử VNACCS chính xác, hạn chế sai sót
2. Tư vấn mã HS và chính sách nhập khẩu cho từng mặt hàng
3. Đại diện doanh nghiệp xử lý hồ sơ, giấy phép chuyên ngành
4. Thực hiện vận chuyển chính ngạch Trung Quốc – Việt Nam trọn gói
5. Minh bạch chi phí, tối ưu thời gian thông quan hàng hóa

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh trong khi toàn bộ thủ tục nhập khẩu và thông quan được đội ngũ chuyên môn của Hoa Trung xử lý.

Việc nắm rõ quy trình khai hải quan điện tử VNACCS là yêu cầu quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Khi hiểu rõ từng bước khai báo, doanh nghiệp có thể hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian thông quan và tối ưu chi phí logistics. Trong bối cảnh thủ tục hải quan ngày càng được số hóa và tự động hóa, việc khai báo chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động thương mại quốc tế và đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả.

📞 Liên hệ ngay với chúng tôi Hotline: 0948.688.692 (24/7) để gặp chuyển giá xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan, hỗ trợ và tư vấn bạn chi tiết chính xác nhất nhé.