Doanh Nghiệp Phải Chứng Minh Xuất Xứ Hàng Hóa Như Thế Nào?

Làm thế nào để chứng minh xuất xứ hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả nhằm hưởng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định FTA?

Trong bối cảnh năm 2026, khi các quy định về xuất xứ và quy trình cấp C/O ngày càng được chuẩn hóa và số hóa, việc nắm vững cách xác định xuất xứ hàng hóa, hiểu rõ quy trình vận hành trên hệ thống eCoSys và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tận dụng tối đa ưu đãi thuế từ các hiệp định FTA.

Trong bài viết này, Xuất nhập Khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định tiêu chí xuất xứ, quy trình thực hiện trên hệ thống eCoSys và các bước xây dựng bộ hồ sơ minh chứng đầy đủ, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp C/O một cách chính xác và hiệu quả.

1. Xuất xứ hàng hóa là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, Xuất xứ hàng hóa là nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ nơi sản xuất ra toàn bộ hàng hóa hoặc nơi thực hiện công đoạn chế biến cơ bản cuối cùng đối với hàng hóa trong trường hợp có nhiều nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ tham gia vào quá trình sản xuất ra hàng hóa đó.

Như vậy, nước, nhóm nước hoặc vùng lãnh thổ được công nhận xuất xứ hàng hóa khi thuộc 1 trong các trường hợp sau:

• là nơi sản xuất ra toàn bộ hàng hóa;
• là nơi thực hiện công đoạn chế biến cơ bản cuối cùng đối với hàng hóa trong trường hợp có nhiều nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ tham gia vào quá trình sản xuất ra hàng hóa.

2. Thẩm quyền và Quy định mới ảnh hưởng đến việc chứng minh xuất xứ hàng hóa

Tính đến đầu năm 2026, quy trình chứng minh xuất xứ tại Việt Nam đã có sự thay đổi lớn về cơ quan quản lý.

Kể từ ngày 5 tháng 5 năm 2025, Bộ Công Thương chính thức thu hồi quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) đối với Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).

Việc cấp C/O hiện nay được thực hiện thống nhất bởi các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực của Bộ Công Thương và các tổ chức được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao nhiệm vụ.

Toàn bộ quy trình được vận hành qua Hệ thống eCoSys (www.ecosys.gov.vn), tích hợp với Cổng thông tin một cửa quốc gia nhằm số hóa hoàn toàn thủ tục, rút ngắn thời gian giải quyết xuống chỉ còn từ 6 giờ làm việc đối với hồ sơ điện tử hợp lệ.

Khám phá Dịch vụ ủy thác nhập khẩu Trung Quốc về Việt Nam trọn gói, tối ưu thuế phí, bàn giao đẩy đủ giấy tờ hải quan, VAT và bảo hiểm hàng hóa 100%. Dịch vụ của chúng tôi giúp khách hàng tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả hoạt động.

3. Bốn nhóm Tiêu chí Xuất xứ quan trọng doanh nghiệp cần xác định

Để chứng minh xuất xứ, bước đầu tiên doanh nghiệp phải xác định sản phẩm đáp ứng tiêu chí nào trong 4 nhóm chính sau:

• Xuất xứ thuần túy (WO): Dành cho nông sản, thủy sản, khoáng sản được khai thác hoặc nuôi trồng 100% tại Việt Nam.
• Chuyển đổi mã số hàng hóa (CTC): Yêu cầu mã HS của thành phẩm phải khác với mã HS của nguyên liệu nhập khẩu ở cấp độ 2 số (CC), 4 số (CTH) hoặc 6 số (CTSH).
• Hàm lượng giá trị khu vực (RVC): Yêu cầu tỷ lệ giá trị nội địa/nội khối đạt ngưỡng quy định (thường là 40%). Công thức tính phổ biến là phương pháp gián tiếp: RVC = [(FOB - VNM)/(FOB)]100% (Trong đó: FOB là giá xuất xưởng tại cảng; VNM là giá trị nguyên liệu nhập khẩu)
• Công đoạn gia công cụ thể (SP): Áp dụng cho các mặt hàng đặc thù như dệt may hoặc hóa chất, yêu cầu phải trải qua quy trình sản xuất cơ bản tại Việt Nam.

4. Quy trình chứng minh xuất xứ thực hiện trên Hệ thống eCoSys

Doanh nghiệp thực hiện chứng minh xuất xứ qua các bước rút gọn sau:

1. Đăng ký hồ sơ thương nhân:Cập nhật thông tin doanh nghiệp, mẫu chữ ký, con dấu trên eCoSys. Lưu ý: Hồ sơ này phải cập nhật 2 năm một lần ngay cả khi không có thay đổi.
2. Khai báo lô hàng: Nhập dữ liệu về Invoice, Packing List, Tờ khai hải quan lên hệ thống.
3. Kê khai tiêu chí xuất xứ: Lựa chọn tiêu chí phù hợp và đính kèm Bảng kê khai chi tiết nguyên vật liệu (BOM).
4. Nộp phí và xét duyệt: Nộp phí chứng nhận xuất xứ qua hệ thống điện tử và nhận kết quả phê duyệt C/O trực tuyến.

5. Xây dựng hồ sơ minh chứng: Những chứng từ bắt buộc

Để vượt qua quá trình thẩm định của cơ quan cấp C/O hoặc các đợt kiểm tra sau thông quan của Hải quan, doanh nghiệp cần xây dựng và lưu trữ một bộ hồ sơ chứng minh xuất xứ đầy đủ, rõ ràng và có khả năng truy xuất. Bộ hồ sơ này đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh tiêu chí xuất xứ mà doanh nghiệp đã khai báo trên hệ thống eCoSys.

Các chứng từ cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

• Chứng từ đầu vào: Bao gồm hóa đơn mua nguyên liệu trong nước hoặc tờ khai nhập khẩu đối với nguyên liệu có nguồn gốc từ nước ngoài. Đây là căn cứ để xác định nguồn gốc và giá trị nguyên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất.

• Bảng định mức sản xuất (BOM): Bảng kê chi tiết lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất một đơn vị thành phẩm. Đây là chứng từ quan trọng giúp cơ quan quản lý đối chiếu giữa nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất và sản phẩm đầu ra.

• Quy trình sản xuất: Tài liệu mô tả đầy đủ các công đoạn sản xuất từ nguyên liệu ban đầu cho đến khi hoàn thiện và đóng gói sản phẩm. Thông tin này giúp cơ quan cấp C/O đánh giá liệu sản phẩm đã trải qua công đoạn gia công cơ bản tại Việt Nam hay chưa.

• Cam kết nguồn gốc nguyên liệu: Bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nguyên liệu nội địa theo mẫu quy định của Bộ Công Thương, nhằm xác nhận nguồn gốc hợp pháp của nguyên liệu sử dụng.

Việc xây dựng bộ hồ sơ minh chứng đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi bị kiểm tra xuất xứ và đảm bảo tính minh bạch trong chuỗi cung ứng.

6. Cơ chế tự chứng nhận xuất xứ (CPTPP, EVFTA, RCEP)

Trong các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới, nhiều quốc gia đã áp dụng cơ chế tự chứng nhận xuất xứ, cho phép doanh nghiệp chủ động phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ thay vì phải xin cấp C/O từ cơ quan quản lý.

Một số cơ chế tự chứng nhận phổ biến hiện nay gồm:

• CPTPP
  Theo quy định của Hiệp định CPTPP, nhà xuất khẩu, nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu có thể tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa dựa trên bộ thông tin tối thiểu gồm 9 nội dung theo Phụ lục 3-B của hiệp định.

• EVFTA (Cơ chế REX)
  Đối với lô hàng có giá trị trên 6.000 Euro, doanh nghiệp phải đăng ký mã số REX (Registered Exporter System). Sau khi được cấp mã REX, doanh nghiệp sẽ thực hiện lời văn khai báo xuất xứ trực tiếp trên hóa đơn thương mại theo mẫu quy định.

• RCEP / ATIGA
  Cơ chế này áp dụng cho các doanh nghiệp được công nhận là Nhà xuất khẩu đủ điều kiện (Approved Exporter). Sau khi được Bộ Công Thương phê duyệt năng lực, doanh nghiệp có thể tự phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu.

Việc áp dụng cơ chế tự chứng nhận xuất xứ giúp doanh nghiệp giảm thời gian xin cấp C/O, chủ động hơn trong hoạt động xuất khẩu và tận dụng hiệu quả ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do.

7. Chiến lược cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh các quy định về xuất xứ hàng hóa ngày càng chặt chẽ và quá trình cấp C/O được số hóa mạnh mẽ, việc chứng minh xuất xứ năm 2026 không còn chỉ là nhiệm vụ riêng của bộ phận xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần có sự phối hợp đồng bộ giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán và quản lý sản xuất để đảm bảo tính minh bạch của toàn bộ chuỗi chứng từ.

Để hạn chế rủi ro khi kiểm tra xuất xứ và tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan từ các hiệp định FTA, doanh nghiệp nên triển khai một số giải pháp sau:

• Số hóa lưu trữ 100% toàn bộ hồ sơ xuất xứ: Lưu trữ điện tử các chứng từ như hóa đơn nguyên liệu, BOM, quy trình sản xuất và hồ sơ C/O nhằm thuận tiện cho việc truy xuất khi cơ quan hải quan hoặc cơ quan cấp C/O tiến hành kiểm tra.

• Thường xuyên cập nhật danh mục mã HS: Việc áp mã HS chính xác là nền tảng để xác định tiêu chí xuất xứ phù hợp và tránh các sai lệch giữa C/O, tờ khai hải quan và chứng từ thương mại.

• Chủ động rà soát năng lực trên hệ thống eCoSys: Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ hồ sơ thương nhân, dữ liệu lô hàng và các tiêu chí xuất xứ đã khai báo trên hệ thống eCoSys để đảm bảo đáp ứng đầy đủ điều kiện hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.

👉 Có thể bạn quan tâm:

1. Tờ Khai Hải Quan Là Gì? Quy Trình Khai Báo Và Phân Luồng
2. Hướng Dẫn Khai Hải Quan Điện Tử VNACCS Chi Tiết Từ A–Z
3. Kiểm Hóa Hải Quan Là Gì? Quy Trình, Thời Gian Và Chi Phí Kiểm Hóa

Kết luận: Chủ động kiểm soát xuất xứ để tối ưu lợi thế thương mại

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng minh bạch và các hiệp định FTA liên tục mở rộng phạm vi ưu đãi thuế quan, việc chứng minh xuất xứ hàng hóa chính xác và đầy đủ đã trở thành yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Khi hiểu rõ tiêu chí xuất xứ, quy trình vận hành trên hệ thống eCoSys và xây dựng bộ hồ sơ minh chứng bài bản, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo quá trình thông quan thuận lợi mà còn tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xác định tiêu chí xuất xứ, chuẩn bị hồ sơ C/O hoặc xử lý các quy định liên quan đến FTA. Vì vậy, việc sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu và tư vấn xuất nhập khẩu chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thủ tục.

👉 Nếu doanh nghiệp cần chứng minh xuất xứ hàng hóa hãy liên  hệ ngay  ☎️ Hotline: 0948688692 (24/7) để được v đội ngũ chuyên gia của Xuất Nhập Khẩu của chúng tôi  hỗ trợ tư vấn chi tiết chính xác nhất và nhận ngay ưu đãi dành riêng cho bạn hôm nay nhé !!!!