quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu Quận 9 HCM

quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu Quận 9 HCM

Nhập khẩu là một hoạt động không thể thiếu đối với nền kinh tế của một quốc gia. Đặc biệt đối với Việt Nam, nhập khẩu lại càng phát triển bởi nhu cầu và thị hiếu của người dân vô cùng đa dạng. Thêm vào đó, đôi khi vì sự khan hiếm trong nước mà nhiều doanh nghiệp buộc phải nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài về phục vụ sản xuất.

Câu hỏi đặt ra lúc này là: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam gồm những bước nào?. Cần những giấy tờ nào?. Và cần những lưu ý gì để thủ tục Hải quan nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ, không bị giữ hàng hoặc trễ tiến độ?

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước nhập khẩu hàng hóa cơ bản. Bạn có thể tham khảo để tránh làm mất thời gian cũng như hạn chế các rủi ro.

Lưu ý, theo như nội dung bài viết Nhập khẩu là gì, có rất nhiều hình thức nhập khẩu khác nhau. Như nhập khẩu trực tiếp hay ủy thác (nhập khẩu theo loại hình kinh doanh). Nhập khẩu buôn bán đối lưu. Tạm nhập tái xuất. Nhập khẩu gia công,… Mỗi loại sẽ có thủ tục nhập khẩu hàng hóa khác nhau. Tuy nhiên trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập cụ thể về hình thức phổ biến nhất: Nhập khẩu theo loại hình kinh doanh.

Các nội dung chính của bài viết

1. Nhập khẩu theo loại hình kinh doanh là gì?

Là dạng nhập khẩu thông dụng nhất trên thế giới hiện nay. Thông qua hợp đồng mua bán thương mại giữa các doanh nghiệp của các quốc gia. Theo đó, mục đích của việc nhập khẩu là nhập thành phẩm từ nước ngoài về để phân phối bán trong nước. Hoặc nhập nguyên vật liệu để sản xuất. Sau đó bán hàng sản xuất này ra thị trường trong nước. 

Bạn có thể hình dung thông qua các ví dụ sau:

  • Nhận thấy sở thích của người dùng trong nước, Công ty A nhập khẩu mì cay Hàn Quốc về Việt Nam. Họ thuê các kho lưu trữ hàng để phân phối mì vào các siêu thị, cửa hàng, đại lý,…
  • Công ty B đang sản xuất đồ nhựa chất lượng cao. Tuy nhiên trong nước không có nhà cung cấp hạt nhựa đáp ứng được chất lượng mong muốn. Vì thế họ quyết định nhập khẩu hạt nhựa từ Thái Lan. Từ đó sản xuất ra thành phẩm bàn ghế và các đồ gia dụng khác bán trong nước.
  • Công ty C nhập khẩu thịt bò Kobe từ Nhật Bản về và cung ứng cho siêu thị cũng như chuỗi các cửa hàng phở tại Việt Nam…

Hai mã loại hình nhập khẩu phổ biến nhất sẽ là: A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng – làm thủ tục tại Chi cục Hải quan cửa khẩu). A12 (Nhập kinh doanh sản xuất –  làm thủ tục tại Chi cục Hải quan khác Chi cục Hải quan cửa khẩu)

2. Các bước làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa 

Dưới đây là các bước cơ bản của công việc làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa. Đương nhiên sẽ không rập khuôn bởi mỗi loại hàng, mỗi loại hình sẽ có yêu cầu khác nhau. Hướng dẫn mang tính tương đối nên bạn có thể linh hoạt áp dụng. SEC Warehouse khái quát thành 9 bước như sau:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa để chuẩn bị phương án thích hợp 

Để đảm bảo an toàn cũng như tính ổn định cho thị trường tiêu dùng trong nước, các mặt hàng nhập khẩu đều có tính chọn lọc. Không phải loại hàng hóa nào cũng có thể nhập khẩu vào Việt Nam dễ dàng. Sẽ có những trường hợp sau:

  • Hàng thương mại thông thường:

Tức là hàng đủ tiêu chuẩn nhập khẩu. Bạn tiến hành các bước tiếp theo trong bài viết.

  • Hàng bị cấm:

Nếu không may hàng nằm trong danh sách những mặt hàng cấm nhập khẩu thì cần dừng ngay để tránh các vấn đề rắc rối về sau. Thậm chí bạn còn có thể bị phạt và vướng vào pháp lý nếu nhập khẩu phải hàng cấm. Kiểm tra xem hàng hóa bạn dự kiến nhập khẩu có phải là hàng cấm hay không tại CÁC PHỤ LỤC – Nghị định 187/2013/NĐ-CP.

  • Hàng buộc xin giấy phép nhập khẩu:

Là các mặt hàng đặt biệt được liệt kê tại Phụ lục – Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Lúc này bạn phải hoàn tất các thủ tục, giấy tờ trước khi cho hàng nhập về cảng. Bởi nếu chậm trễ trong khâu này sẽ khiến hàng bị ứ đọng tại cảng không thể phân phối hàng đi. Đồng nghĩa với việc phát sinh nhiều chi phí (thuê container, thuê kho,…) và làm đình trệ hoạt động của doanh nghiệp.

  • Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy:

Trường hợp hàng phải công bố hợp quy, bạn cũng phải tiến hành trước khi hàng nhập về cảng. Các loại hàng hóa trong nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn) thường buộc phải công bố hợp quy. Còn lại các hàng hóa bình thường khác thì việc công bố hợp chuẩn, hợp quy sẽ mang tính tự nguyện. Nếu có đăng ký sẽ góp phần tăng uy tín của doanh nghiệp, khẳng định chất lượng sản phẩm. Bạn tham khảo quy trình, thủ tục làm công bố hợp chuẩn hợp quy tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.

  • Hàng cần làm kiểm tra chuyên ngành:

Với những hàng cần kiểm tra chuyên ngành, thì công tác kiểm tra sẽ được tiến hành sau khi hàng đã cập cảng. Cơ quan chức năng sẽ lấy một số mẫu hàng rồi tiến hành kiểm tra xem chúng có đủ tiêu chuẩn chuyên ngành quy định hay không. Hiện không có một danh sách tổng hợp các loại hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành. Mỗi bộ ngành sẽ có những quy định cụ thể khác nhau. 

Đây là bước vô cùng quan trọng bạn cần lưu ý. Nhờ xác định yêu cầu của từng loại hàng hóa mà bạn có thể chuẩn bị chu đáo, hoạch định các bước tiếp theo phù hợp. Giúp việc làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa diễn ra đúng như dự kiến.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

Là bản hợp đồng thể hiện giao dịch mua bán của hai bên. Đây là một loại giấy tờ rất quan trọng trong bộ hồ sơ sẽ chuẩn bị khi thông quan. 

Một số thông tin không thể thiếu trong hợp đồng ngoại thương bao gồm: Tên hàng hóa, số lượng – trọng lượng, quy cách, giá cả, cách đóng gói,…

Bên cạnh đó là một số điều kiện nêu trong hợp đồng. Từ các điều kiện này sẽ kéo theo các loại giấy tờ và hình thức thanh toán khác nhau. Ví dụ:

  • Điều kiện giao hàng là gì? Ví dụ CIF (Cost, Insurance, Freight) là giao hàng tại cảng dỡ hàng. Điều kiện FOB là(Free on board) – Giao hàng lên tàu,…
  • Thời gian giao hàng là khi nào
  • Thời hạn và phương thức thanh toán. Ví dụ phương thức TT – bằng điện chuyển tiền, phương thức T/C – tín dụng thư)…
  • Các loại chứng từ cần thiết người bán phải chuẩn bị để người cho người mua
  • Các thỏa thuận khác

Mỗi ngành nghề và sản phẩm sẽ có những điều khoản khác nhau. Vì là giao dịch quốc tế nên các hợp đồng thương mại cần thể hiện bằng tiếng Anh, bên cạnh đó nên là ngôn ngữ của cả hai phía. Dưới đây là hợp đồng thương mại mẫu, bạn có thể tải về. Tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với mặt hàng của mình.

[TẢI VỀ] MẪU HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI SONG NGỮ ANH – VIỆT

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa

Các loại giấy tờ trong bộ chứng từ gồm có:

  • Hợp đồng thương mại vừa đề cập phía trên 
  • B/L (Bill of Lading): Bộ vận tải đơn gồm 3 bản chính
  • Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại gồm 3 bản chính
  • Packing List: Bản kê hàng hóa chi tiết gồm 3 bản chính
  • C/O (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
  • Tùy mặt hàng cũng như thỏa thuận sẽ có thêm những giấy tờ khác như C/Q (chứng nhận chất lượng), C/A (chứng nhận phân tích), bảo hiểm, Fumigation Certificate – Giấy xác nhận hun trùng,…

Một số thuật ngữ xuất nhập khẩu quan trọng bạn cần nắm.

Thông thường, bộ chứng từ gốc này sẽ do người bán gửi cho bạn file cứng sau khi họ xếp hàng lên tàu tại cảng. Có thể gửi bằng đường hàng không hoặc đường biển tùy điều kiện giao hàng. Thời gian mất vài ngày, thậm chí hàng tháng. Vậy nên chỉ cần thông tin sai hoặc thiếu sót, bạn buộc phải làm lại hoặc bổ sung. Việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và các chi phí phát sinh, làm toàn bộ quá trình bị đình trệ.

Chính vì thế, bạn cần hết sức cẩn thận kiểm tra ngay khi có file mềm (trong quá trình trao đổi với người bán). Trong đó đặc biệt cần lưu ý so sánh đối chiếu các thông tin về loại hàng, mô tả, đơn giá, số lượng, trọng lượng,..Nếu thiếu thì cần bổ sung, sai thì phải chỉnh sửa cho tới khi nào bộ hồ sơ đầy đủ và tất cả thông tin trên giấy tờ chính xác thống nhất với nhau. Có như vậy mới đảm bảo quá trình thông quan về sau thuận lợi. Và doanh nghiệp cũng không bị mất quyền lợi trong trường hợp hàng được ưu đãi đặc biệt. 

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Như đã đề cập ở trên, nếu hàng hóa của bạn thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành thì nên tiến hành đăng ký trước để tránh việc mất thời gian chờ đợi khi hàng đã về cảng. Thời gian khuyến cáo để đăng ký kiểm tra chuyên ngành là ngay sau khi nhận được Arrival Notice (Giấy báo hàng đến). Thông thường trước khi tàu đến cảng 1-2 ngày bạn sẽ nhận được giấy này từ hãng vận chuyển.

Vậy hồ sơ đăng ký và các bước đăng ký như thế nào? Tùy mỗi ngành nghề sẽ có quy định riêng bạn cần tìm hiểu để tránh làm mất thời gian, chi phí.

So với xuất khẩu, thì nhập khẩu đòi hỏi kiểm tra chuyên ngành nhiều hơn. Tập trung vào các ngành như: văn hóa, y tế, kiểm dịch động thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm, đăng kiểm xe máy-xe cơ giới,…

Nếu hàng không nằm trong danh sách yêu cầu kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này và tiến hành bước tiếp theo.

Bước 5: Bắt đầu khai và truyền tờ khai Hải Quan

Trong việc làm thủ tục thông quan Hải quan, đầu tiên bạn tiến hành lên tờ khai Hải quan sau khi hãng vận chuyển gửi Giấy báo hàng đến.

Để thực hiện được bước này thì yêu cầu là doanh nghiệp của bạn đã có chữ ký số và đăng ký chữ ký số đó với Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Ngoài ra, việc khai tờ khai Hải quan có thể được thực hiện trực tiếp trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải Quan hoàn toàn miễn phí. Nhưng thông thường các doanh nghiệp hiện nay thường mua phần mềm khai báo Hải quan từ các công ty tin học uy tín đã được xác nhận hợp chuẩn. Bởi việc sử dụng có vẻ dễ dàng và tiện lợi hơn.

Trên tờ khai sẽ có rất nhiều thông tin bạn cần phải điền vào. Đủ loại mã số như mã cảng, mã loại hình, mã Hải quan,…và nhiều thông tin chi tiết khác. Do đó bạn cần chuẩn bị thật kỹ và điền đầy đủ thông tin. Nếu bạn mới thực hiện khai báo Hải quan lần đầu, tốt nhất là tham khảo hướng dẫn của những người đã có kinh nghiệm. Tránh việc điền sai, điền thiếu làm mất thời gian cũng như xảy ra các lỗi hệ thống không mong muốn. 

Khi tờ khai đã hoàn tất, bạn truyền thử tờ khai đi. Nếu thông tin đã được điền đầy đủ, tờ khai ấy sẽ được cấp số. Và lúc này bạn cần thật kỹ lưỡng kiểm tra các thông tin quan trọng một lần nữa như mã loại hình, mã địa điểm lưu kho, mã chi cục Hải quan,… Bởi nếu sai các mục này thì tờ khai sẽ bị hủy và bạn phải thực hiện lại từ đầu. 

Khâu này trong thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu khá khó. Nên có nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ khai báo Hải quan để tăng “tỷ lệ đậu”. Việc này tùy thuộc vào lựa chọn của từng doanh nghiệp. 

Bây giờ thì bạn chờ kết quả trả về để thực hiện các bước thủ tục nhập khẩu tiếp theo.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là Delivery Oder (D/O). Đây là một loại chứng từ được phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty Forwarder. Dùng để yêu cầu đơn vị lưu hàng ở cảng hoặc kho giao hàng hóa cho chủ hàng. 

Để lấy lệnh giao hàng D/O, bạn tới hãng vận chuyển và mang theo các loại giấy tờ sau: 

  • 1 bản sao Chứng minh nhân dân
  • 1 bản sao vận đơn
  • 1 bản vận đơn gốc có chữ ký và đóng dấu của lãnh đạo công ty
  • Tiền phí

Trường hợp hàng nguyên container FCL, bạn cần kiểm tra xem còn hạn miễn phí lưu container hay không. Nếu hết hạn bạn cần nộp tiền gia hạn thêm. Thời gian gia hạn là đến lúc dự kiến nhận hàng. Lưu container tại cảng càng lâu thì đồng nghĩa chi phí càng cao. Do đó bạn cần sát sao các khâu, làm thủ tục Hải quan kỹ lưỡng để tránh bị kéo dài thời gian. 

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan

Sau khi tờ khai Hải quan được truyền đi, hệ thống sẽ căn cứ vào đó và phân luồng. Lúc này sẽ có 3 trường hợp: Luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Và tùy theo đó mà bạn chuẩn bị hồ sơ cũng như các bước thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu khác nhau. 

a. Tờ khai luồng Xanh

Xin chúc mừng bạn vì tờ khai của bạn hợp lệ được thông quan và không cần kiểm tra gì thêm. Bạn chỉ cần nộp thuế và in tờ khai đã được thông quan từ phần mềm, in tờ mã vạch từ website của Tổng cục Hải Quan. Sau đó đến Hải quan giám sát thực hiện một số thủ tục, chuẩn bị lấy hàng.

Nhưng để đảm bảo mọi việc diễn ra trơn tru, tốt nhất bạn nên mang theo những giấy tờ liên quan tới lô hàng. Ví dụ: bản sao Invoice, B/L, Packing list,… Phòng trường hợp Hải quan hỏi thêm.

b. Tờ khai luồng Vàng

Luồng này có ý nghĩa là Hải quan cần kiểm tra bộ hồ sơ giấy của lô hàng. Bao gồm:

  • Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục Hải quan của doanh nghiệp
  • Bản in tờ khai Hải Quan (1 bản)
  • Bản chụp Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Bản chụp vận đơn B/L (Bill of Lading), lưu ý là B/L phải có dấu của doanh nghiệp và dấu của đơn vị vận chuyển (hãng tàu hoặc Forwarder)
  • Bản chụp Hóa đơn cước vận chuyển (trong trường hợp giao hàng theo điều kiện FOB, Exwork,..) 
  • Bản gốc Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin)
  • Bản chụp các hóa đơn khác như phụ phí CIC, phí chứng từ, phí vệ sinh
  • Bản chính đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có yêu cầu kiểm tra)
  • Bản chụp Các chứng từ khác (nếu có) như Chứng nhận chất lượng ℅ – Certificate of Quality, Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate), Chứng nhận phân tích CA – Certificate of Analysis, …
  • Một số giấy tờ khác dù không có yêu cầu nhưng bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo, phòng khi cần thiết. Ví dụ như: Sales Contract (hợp đồng ngoại thương), Packing List, hình ảnh, tài liệu liên quan, catalog,…của lô hàng. 

Với tờ khai luồng vàng, sẽ có các trường hợp sau xảy ra:

  • Bộ hồ sơ đầy đủ và đúng tiêu chuẩn: Hải quan sẽ cho thông quan. Xem như nhẹ nỗi lo. 
  • Bộ hồ sơ còn có những điểm chưa hợp lý: Hải quan sẽ chất vấn bạn và yêu cầu bổ sung thêm một số thông tin. Nếu bạn giải thích rõ và đáp ứng được yêu cầu, Hải quan sẽ cho thông quan hàng hóa. 
  • Bộ hồ sơ có thông tin thiếu chính xác, chưa đầy đủ: Hải quan sẽ kiểm tra thông tin từ bạn. Nếu giải thích của bạn chưa hợp lý, Hải quan sẽ yêu cần bạn điều chỉnh lại tờ khai cho tới khi nào được chấp thuận. Việc khai và truyền tờ khai Hải quan phải thực hiện lại từ đầu như bước trên. Do đó khi bị rơi vào luồng này, tốt nhất bạn nên có phương án đề phòng. Tức hãy cử thêm một người tại văn phòng để hỗ trợ truyền lại tờ khai nếu trường hợp này xảy ra.
  • Và thật không may nếu Hải quan nhận thấy nội dung tờ khai và giải thích của bạn có nhiều mâu thuẫn. Khiến họ nghi ngờ có khai báo gian lận. Họ sẽ báo cáo lên cấp trên và kết quả là hàng của bạn sẽ phải chuyển sang chế độ kiểm tra trực tiếp (Giống với luồng đỏ). Việc này sẽ làm mất nhiều thời gian cũng như tăng nguy cơ rủi ro hàng bị từ chối nhập khẩu. Do đó ngay từ bước đầu, bạn cần khai tờ khai Hải quan cẩn thận. Hãy chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ nhất có thể và nắm thật kỹ thông tin lô hàng trước khi đến Hải Quan. 

c. Tờ khai luồng Đỏ

Luồng đỏ yêu cầu hàng có dấu hiệu vi phạm phải kiểm tra trực tiếp. Hay còn gọi là Kiểm Hóa. Chẳng ai muốn hàng rơi vào luồng đỏ cả. Bởi hàng rào kiểm định sẽ gắt gao hơn. Đồng nghĩa với việc sẽ mất nhiều thời gian hơn, tốn chi phí hơn. Kế hoạch kinh doanh cũng bị trì hoãn.

Hồ sơ cho luồng đỏ gồm 2 phần:

  • Kiểm tra hồ sơ: Chuẩn bị bộ chứng từ (Giống với bộ hồ sơ của luồng vàng)
  • Kiểm tra hàng: Chuẩn bị thêm giấy giới thiệu, lệnh giao hàng còn hạn.

Đầu tiên, phía Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ của bạn. Họ có thể yêu cầu bạn bổ sung thông tin hoặc truyền lại tờ khai, tùy trường hợp. 

Sau bước kiểm tra hồ sơ, bắt đầu chuyển sang kiểm hóa. Mức độ kiểm tra có thể là 5%, 10% lô hàng hay nhiều hơn tùy thuộc vào đánh giá của cơ quan Hải Quan.

Thông qua máy soi hoặc kiểm tra trực tiếp mà phát hiện hàng hóa thực tế sai lệch với khai báo. Như không đúng số lượng, sai loại hàng, vi phạm… Doanh nghiệp của bạn sẽ bị xử lý tùy mức độ. Nếu mọi việc được giải quyết tốt, chi cục Hải quan sẽ thông quan cho lô hàng.

Có thể khái quát 3 luồng như sau:

Vượt qua các bước phân luồng này, tờ khai được thông quan nếu hợp lệ. 

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục Hải quan nhập hàng

Việc nộp thuế có thể được thực hiện ngay sau lúc truyền tờ khai hoặc sau khi tờ khai đã được thông quan. Nhưng bắt buộc phải hoàn tất trước khi thông quan. Hàng nhập khẩu sẽ bao gồm các loại thuế sau:

  • Thuế nhập khẩu và thuế VAT.
  • Một vài trường hợp sẽ có thêm thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt.

Mới đây, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc vừa ký Nghị định số 57/2019/NĐ-CP. Quy định về Biểu thuế xuất khẩu ưu đãi, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt. Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nhập khẩu. Bạn tham khảo chi tiết biểu thuế TẠI ĐÂY!

Khi nhiệm vụ thuế đã hoàn thành và tờ khai được thông quan, bạn chỉ cần in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục Hải quan. Sau đó đến Hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam. Nhân viên Hải quan sẽ quét mã vạch và ký giấy cho bạn. Quy trình làm thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu xem như hoàn tất!

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

Đây là bước cuối cùng trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Có hai việc bạn cần chuẩn bị trước: 

Tại bước này, bạn chuẩn bị lệnh giao hàng D/O. Nhớ kiểm tra chắc chắn lệnh giao hàng phải còn hạn. Nếu hết hạn cần đến hãng tàu gia hạn ngay. Bên cạnh đó cần có giấy giới thiệu của chủ hàng, phiếu cược vỏ của Hãng tàu, mã vạch tờ khai Hải quan đã được ký và đóng dấu.

Bạn tới phòng thương vụ của Cảng trình các giấy tờ trên. Nhân viên đổi lệnh sẽ hỏi bạn một số thông tin như mã số thuế của đơn vị chủ hàng, tên, số điện thoại,… Sau đó họ sẽ lên hóa đơn cho bạn thanh toán một số khoản phí (nếu có). Như phí nâng hạ, phụ phí,…

Bạn đóng phí đầy đủ và nhận phiếu EIR (phiếu giao nhận container). Và cuối cùng bạn bố trí container hoặc phương tiện khác (như xe tải). Chuyển cho họ lệnh giao hàng. Lúc này họ sẽ trực tiếp tới kho cảng (thường là kho hàng CFS) lấy hàng về địa chỉ kho hàng mà bạn yêu cầu.

3. Thời hạn giải quyết thủ tục Hải quan nhập khẩu

Để có thể giám sát được thủ tục Hải quan nhập khẩu, bạn có thể căn cứ vào các thời hạn sau. (Được quy định tại điều 23, Luật Hải Quan 2014):

  • Tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ Hải quan: Cơ quan Hải quan thực hiện ngay khi người khai Hải quan xuất trình hồ sơ.
  • Thời hạn hoàn thành kiểm tra hồ sơ Hải quan: Chậm nhất là 02 giờ làm việc sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ. 
  • Thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế (kiểm hóa): Chậm nhất là 08 giờ làm việc tính từ lúc người khai Hải quan xuất trình hàng hóa. 
  • Nếu lượng hàng lớn và đa dạng chủng loại: Quá trình kiểm tra phức tạp thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 02 ngày! 

Thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài đối với những người mới thực hiện có vẻ sẽ khá phức tạp. Vậy nên bạn đừng ngần ngại học hỏi từ những người đã có kinh nghiệm. Dần dần bạn sẽ thuần thục thủ tục thông quan nhập khẩu. Chúc hoạt động kinh doanh của bạn luôn thuận lợi!

Quy trình cơ bản thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu

1. Khai thông tin nhập khẩu (IDA):

– Người khai hải quan khai các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA (133 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị nhập khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai – IDC.

– Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin nhập khẩu IDA được lưu trên hệ thống VNACCS.

2. Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC):

– Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (IDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.

– Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ IDB gọi lại màn hình khai thông tin nhập khẩu (IDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên.

3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai:

Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.

4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan: Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ:

4.1 Đối với các tờ khai luồng xanh: 

– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”.

– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Cuối ngày hệ thống VNACCS tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh  đã được thông quan chuyển sang hệ thống VCIS.

4.2  Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ: Hệ thống chuyển dữ liệu tờ khai luồng vàng, đỏ online từ VNACCS sang Vcis.

a. Cơ quan hải quan

a.1 Thực hiện kiểm tra, xử lý tờ khai trên màn hình của hệ thống VCIS:

– Lãnh đạo: Ghi nhận các ý kiến chỉ đạo công chức được phân công về việc kiểm tra, xử lý đối với tờ khai vào ô tương ứng trên “Màn hình kiểm tra tờ khai”;

– Công chức được phân công xử lý tờ khai: Ghi nhận các ý kiến đề xuất, các nội dung cần xin ý kiến lãnh đạo, kết quả kiểm tra, xử lý tờ khai vào ô tương ứng trên “Màn hình kiểm tra tờ khai”

– Nếu Lãnh đạo, công chức không ghi nhận các nội dung trên, hệ thống không cho phép thực hiện nghiệp vụ CEA

a.2  Sử dụng nghiệp vụ CKO để

– Thông báo cho người khai hải quan về địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá (đối với hàng hoá thuộc luồng đỏ);

– Chuyển luồng từ luồng đỏ sang luồng vàng, hoặc từ luồng vàng sang luồng đỏ (theo quy định của quy trình nghiệp vụ liên quan).

a.3 Sử dụng nghiệp vụ CEA để:

– Nhập hoàn thành kiểm tra hồ sơ đối với luồng vàng;

– Nhập hoàn thành kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hoá đối với luồng đỏ.

a.4 Sử dụng nghiệp vụ IDA01 để nhập nội dung hướng dẫn/yêu cầu các thủ  tục, sửa đổi nội dung khai báo, ấn định thuế và gửi cho người khai hải quan để thực hiện.

b. Người khai hải quan:

– Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá; 

–  Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm  thực tế hàng hoá;

– Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).

c. Hệ thống:

(1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)

(2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.

(3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEA hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:

– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

· Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

· Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

 5. Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan:

(1) Hệ thống cho phép khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thông quan hàng hoá. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan, người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ IDD gọi ra màn hình khai thông tin sửa đổi bổ sung được hiển thị toàn bộ thông tin tờ khai nhập khẩu (IDA) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc hiển thị thông tin khai nhập khẩu sửa đổi cập nhật nhất (IDA01) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.

(2) Khi đã khai báo xong tại nghiệp vụ IDA01, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số cho tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin tờ khai sửa đổi tại màn hình IDE, khi người khai hải quan ấn nút “gửi” tại màn hình này thì hoàn tất việc đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung.

(3) Số tờ khai sửa đổi là kí tự cuối cùng của ô số tờ khai, số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tối đa là 9 lần tương ứng với ký tự cuối cùng của số tờ khai từ 1 đến 9; trường hợp không khai bổ sung trong thông quan thì ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.

(4) Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ (không phân luồng xanh).

(5) Các chỉ tiêu trên màn hình khai sửa đổi, bổ sung (IDA01) giống các chỉ tiêu trên màn hình khai thông tin nhập khẩu (IDA). Khác nhau là một số chỉ tiêu (sẽ nêu cụ thể tại phần hướng dẫn nghiệp vụ IDA01) không nhập được tại IDA01 do không được sửa đổi hoặc không thuộc đối tượng sửa đổi.

6. Những điểm cần lưu ý:

(1) Mỗi tờ khai được khai tối đa 50 mặt hàng, trường hợp một lô hàng có trên 50 mặt hàng, người khai hải quan sẽ phải thực hiện khai báo trên nhiều tờ khai, các tờ khai của cùng một lô hàng được liên kết với nhau dựa trên số nhánh của tờ khai.

(2) Trị giá tính thuế:

– Khai báo trị giá: Ghép các chỉ tiêu của tờ khai trị giá theo phương pháp 1 vào tờ khai nhập khẩu; Đối các phương pháp khác, chỉ ghép một số chỉ tiêu kết quả vào tờ khai nhập khẩu, việc tính toán cụ thể trị giá theo từng phương pháp phải thực hiện trên tờ khai trị giá riêng.

– Tự động tính toán: Đối với các lô hàng đủ điều kiện áp dụng phương pháp trị giá giao dịch, người khai hải quan khai báo Tổng trị giá hoá đơn, tổng hệ số phân bổ trị giá, trị giá hoá đơn của từng dòng hàng, các khoản điều chỉnh, hệ số phân bổ các khoản điều chỉnh, trên cơ sở đó, hệ thống sẽ tự động  phân bổ các khoản điều chỉnh và tự động tính trị giá tính thuế cho từng dòng hàng.

– Không tự động tính toán: Đối với các lô hàng đủ điều kiện áp dụng phương pháp trị giá giao dịch nhưng ngoài I và F còn có trên 5 khoản điều chỉnh khác hoặc việc phân bổ các khoản điều chỉnh không theo tỷ lệ trị giá thì hệ thống không tự động phân bổ, tính toán trị giá tính thuế; Đối với các trường hợp này, người khai hải quan khai báo, tính toán trị giá tính thuế của từng dòng hàng tại tờ khai trị giá riêng, sau đó điền kết quả vào ô “trị giá tính thuế” của từng dòng hàng.

(3) Tỷ giá tính thuế:

Khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin nhập khẩu IDA, hệ thống sẽ áp dụng tỷ giá tại ngày thực hiện nghiệp vụ này để tự động tính thuế:

– Trường hợp người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin nhập khẩu IDA và đăng ký tờ khai IDC trong cùng một ngày hoặc trong 02 ngày có tỷ giá giống nhau thì hệ thống tự động giữ nguyên tỷ giá tính thuế;

– Trường hợp người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ đăng ký tờ khai  IDC (được tính là thời điểm người khai hải quan ấn nút “Gửi” tại màn hình IDC) tại ngày có tỷ giá khác với tỷ giá tại ngày khai thông tin nhập khẩu IDA thì hệ thống sẽ báo lỗi. Khi đó, người khai hải quan dùng nghiệp vụ IDB gọi bản IDA để khai báo lại – thực chất là chỉ cần gọi IDA và gửi luôn hệ thống sẽ tự động cập nhật lại tỷ giá theo ngày đăng ký tờ khai.

(4) Thuế suất:

– Khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin nhập khẩu IDA, hệ thống sẽ lấy thuế suất tại ngày dự kiến khai báo IDC để tự động điền vào ô thuế suất.

– Trường hợp thuế suất tại ngày IDC dự kiến khác thuế suất tại ngày IDC, thì khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ đăng ký tờ khai IDC hệ thống sẽ báo lỗi, khi đó, người khai hải quan dùng nghiệp vụ IDB gọi bản IDA để khai báo lại – thực chất là chỉ cần gọi IDA và gửi luôn, hệ thống tự động cập nhật lại thuế suất theo ngày đăng ký tờ khai IDC.

– Trường hợp người khai hải quan nhập mức thuế suất thủ công thì hệ thống xuất ra chữ “M” bên cạnh ô thuế suất.

(5) Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng miễn/giảm/không chịu thuế:

– Việc xác định hàng hóa thuộc đối tượng được miễn thuế XK không căn cứ vào Bảng mã miễn/giảm/không chịu thuế, mà phải thực hiện theo các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan.

– Chỉ sau khi đã xác định được hàng hóa thuộc đối tượng được miễn thuế XK mới áp mã dùng trong VNACCS theo Bảng mã miễn/giảm/không chịu thuế.

– Nhập mã miễn/giảm/không chịu thuế vào chỉ tiêu tương ứng trên màn hình đăng ký khai báo nhập khẩu (IDA).

– Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng miễn thuế nhập khẩu thuộc diện phải đăng ký DMMT trên VNACCS (TEA) thì phải nhập đủ cả mã miễn thuế và số DMMT, số thứ tự dòng hàng trong DMMT đã đăng ký trên VNACCS.

– Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng miễn thuế Nhập khẩu thuộc diện phải đăng ký DMMT nhưng đăng ký thủ công ngoài VNACCS thì phải nhập mã miễn thuế và ghi số DMMT vào phần ghi chú.

(6) Trường hợp hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng:

– Việc xác định hàng hóa, thuế suất giá trị gia tăng không căn cứ vào Bảng mã thuế suất thuế giá trị gia tăng; mà phải thực hiện theo các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan.- Chỉ sau khi đã xác định được hàng hóa, thuế suất cụ thể theo các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan mới áp mã dùng trong VNACCS theo Bảng mã thuế suất thuế giá trị gia tăng.

– Nhập mã thuế suất thuế giá trị gia tăng vào chỉ tiêu tương ứng trên màn hình đăng ký khai báo nhập khẩu (IDA).

(7) Trường hợp doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (do có nợ quá hạn quá 90 ngày hoặc Doanh nghiệp giải thể, phá sản, tạm ngừng kinh doanh,…)

Hệ thống tự động từ chối cấp số tờ khai và báo lỗi cho phía người khai lý do từ chối tiếp nhận khai báo. Tuy nhiên, nếu hàng nhập khẩu phục vụ trực tiếp an ninh, quốc phòng, phòng chống thiên tai, dịch bệnh, cứu trợ khẩn cấp, hàng viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại thì hệ thống vẫn chấp nhận đăng ký tờ khai dù doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên.

(8) Trường hợp đăng ký bảo lãnh riêng trước khi cấp số tờ khai (bảo lãnh theo số vận đơn/hóa đơn)

Aố vận đơn hoặc số hóa đơn đã đăng ký trong chứng từ bảo lãnh phải khớp với số vận đơn/số hóa đơn người khai khai báo trên màn hình nhập liệu.

Nếu đăng ký bảo lãnh riêng sau khi hệ thống cấp số tờ khai thì số tờ khai đã đăng ký trong chứng từ bảo lãnh phải khớp với số tờ khai hệ thống đã cấp.

(9) Trường hợp cùng một mặt hàng nhưng các sắc thuế có thời hạn nộp thuế khác nhau

Hệ thống sẽ tự động xuất ra các chứng từ ghi số thuế phải thu tương ứng với từng thời hạn nộp thuế. Trường hợp người khai làm thủ tục nhập khẩu nhiều mặt hàng nhưng các mặt hàng có thời hạn nộp thuế khác nhau, người khai sẽ phải khai trên các tờ khai khác nhau tương ứng với từng thời hạn nộp thuế (ví dụ: người khai làm thủ tục nhập khẩu mặt hàng gỗ và dầu thô thì phải khai trên 02 tờ khai khác nhau tương ứng với từng thời hạn nộp thuế: mặt hàng gỗ có thời hạn nộp thuế nhập khẩu là 30 ngày; mặt hàng dầu thô có thời hạn nộp thuế nhập khẩu là 35 ngày).

1. Khai thông tin xuất khẩu (EDA)

– Người khai hải quan khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình EDA (109 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị xuất khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai – EDC.

Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin xuất khẩu EDA được lưu trên hệ thống VNACCS.

2. Đăng ký tờ khai xuất khẩu (EDC)

– Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu người khai hải quan khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.

– Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ EDB gọi lại màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên.

3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

– Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.

4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan:

Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

4.1 Đối với các tờ khai luồng xanh

– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Cuối ngày hệ thống tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh chuyển sang VCIS.

4.2  Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ:

Hệ thống chuyển dữ liệu tờ khai luồng vàng, đỏ online từ VNACCS sang Vcis.

a. Cơ quan hải quan

a.1  Thực hiện kiểm tra, xử lý tờ khai trên màn hình của hệ thống VCIS:

– Lãnh đạo: Ghi nhận các ý kiến chỉ đạo công chức được phân công về việc kiểm tra, xử lý đối với tờ khai vào ô tương ứng trên “màn hình kiểm tra tờ khai”;

– Công chức được phân công xử lý tờ khai: Ghi nhận các ý kiến đề xuất, các nội dung cần xin ý kiến lãnh đạo, kết quả kiểm tra, xử lý tờ khai vào ô tương ứng trên “màn hình kiểm tra tờ khai”

– Nếu Lãnh đạo, công chức không ghi nhận các nội dung trên, hệ thống không cho phép thực hiện nghiệp vụ CEE.

a.2  Sử dụng nghiệp vụ CKO để:

– Thông báo cho người khai hải quan về địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá (đối với hàng hoá thuộc luồng đỏ);

– Chuyển luồng từ luồng đỏ sang luồng vàng, hoặc từ luồng vàng sang luồng đỏ (nếu quy trình nghiệp vụ quy định).

a.3  Sử dụng nghiệp vụ CEE để:

– Nhập hoàn thành kiểm tra hồ sơ đối với luồng vàng;

– Nhập hoàn thành kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hoá đối với luồng đỏ.

a.4  Sử dụng nghiệp vụ EDA01 để nhập nội dung hướng dẫn/yêu cầu các thủ  tục, sửa đổi nội dung khai báo, ấn định thuế và gửi cho người khai hải quan để thực hiện.

b.  Người khai hải quan:

– Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá; 

–  Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm  thực tế hàng hoá;

– Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).

c.  Hệ thống:

(1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)o:p>

(2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.

(3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEE hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:

– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

5. Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan:

– Việc khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan được thực hiện từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thông quan hàng hoá. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan, người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ EDD gọi lại thông tin tờ khai xuất khẩu (EDA) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc thông tin khai xuất khẩu đã được sửa đổi (EDA01) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.

– Khi đã khai báo xong tại nghiệp vụ EDA01, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin sửa đổi tờ khai tại màn hình EDE, người khai hải quan ấn nút “gửi” tại màn hình này, khi đó hoàn tất việc đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung.o:p>

– Số của tờ khai sửa đổi là  kí tự cuối cùng của ô số tờ khai. Số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tối đa là 9 lần tương ứng với ký tự cuối cùng của số tờ khai từ 1 đến 9; trường hợp không khai bổ sung trong thông quan thì ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.

– Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ (không phân luồng xanh);

– Các chỉ tiêu trên màn hình khai sửa đổi, bổ sung (EDA01) giống các chỉ tiêu trên màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA). Khác nhau là một số chỉ tiêu (sẽ nêu cụ thể tại phần hướng dẫn nghiệp vụ EDA01) không nhập được tại EDA01 do không được sửa đổi hoặc không thuộc đối tượng sửa đổi.

6. Những điểm cần lưu ý:

(1) Mỗi tờ khai được khai tối đa 50 mặt hàng, trường hợp một lô hàng có trên 50 mặt hàng, người khai hải quan sẽ phải thực hiện khai báo trên nhiều tờ khai, các tờ khai của cùng một lô hàng được liên kết với nhau dựa trên số nhánh của tờ khai.

(2) Trị giá tính thuế:

Hệ thống sẽ tự động phân bổ các chi phí vận chuyển, bảo hiểm… để quy ra trị giá tính thuế xuất khẩu (giá FOB, DAF, DAP) cho từng mặt hàng, trong trường hợp điều kiện giao hàng khác FOB, DAF, DAP và các loại phí vận tải, bảo hiểm tính chung cho tất cả các mặt hàng của lô hàng.

(3) Tỷ giá tính thuế:

Khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin xuất khẩu EDA, hệ thống sẽ áp dụng tỷ giá tại ngày thực hiện nghiệp vụ này để tự động tính thuế:

– Trường hợp người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin xuất khẩu EDA và đăng ký tờ khai EDC trong cùng một ngày hoặc trong 02 ngày có tỷ giá giống nhau thì hệ thống tự động giữ nguyên tỷ giá tính thuế;

– Trường hợp người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ đăng ký tờ khai  EDC (được tính là thời điểm người khai hải quan ấn nút “Gửi” tại màn hình EDC) tại ngày có tỷ giá khác với tỷ giá tại ngày khai thông tin xuất khẩu EDA thì hệ thống sẽ báo lỗi. Khi đó, người khai hải quan dùng nghiệp vụ EDB gọi bản EDA để khai báo lại – thực chất là chỉ cần gọi EDA và gửi luôn hệ thống sẽ tự động cập nhật lại tỷ giá theo ngày đăng ký tờ khai.

(4) Thuế suất:

– Khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin xuất khẩu EDA, hệ thống sẽ lấy thuế suất tại ngày dự kiến khai báo EDC để tự động điền vào ô thuế suất.

– Trường hợp thuế suất tại ngày EDC dự kiến khác thuế suất tại ngày EDC, thì khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ đăng ký tờ khai EDC hệ thống sẽ báo lỗi, khi đó, người khai hải quan dùng nghiệp vụ EDB gọi bản EDA để khai báo lại – thực chất là chỉ cần gọi EDA và gửi luôn, hệ thống tự động cập nhật lại thuế suất theo ngày đăng ký tờ khai EDC.

(5) Trường hợp người khai hải quan nhập mức thuế suất thủ công thì hệ thống xuất ra chữ “M” bên cạnh ô thuế suất.

(6) Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng miễn/giảm/không chịu thuế:

– Việc xác định hàng hóa thuộc đối tượng được miễn thuế XK không căn cứ vào Bảng mã miễn/giảm/không chịu thuế, mà phải thực hiện theo các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan.

– Chỉ sau khi đã xác định được hàng hóa thuộc đối tượng được miễn thuế XK mới áp mã dùng trong VNACCS theo Bảng mã miễn/giảm/không chịu thuế.

– Nhập mã miễn/giảm/không chịu thuế vào chỉ tiêu tương ứng trên màn hình đăng ký khai báo xuất khẩu (EDA).

– Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng miễn thuế xuất khẩu thuộc diện phải đăng ký DMMT trên VNACCS (TEA) thì phải nhập đủ cả mã miễn thuế và số DMMT, số thứ tự dòng hàng trong DMMT đã đăng ký trên VNACCS.

– Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng miễn thuế xuất khẩu thuộc diện phải đăng ký DMMT nhưng đăng ký thủ công ngoài VNACCS thì phải nhập mã miễn thuế và ghi số DMMT vào phần ghi chú.

(7) Trường hợp hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng:

– Việc xác định hàng hóa, thuế suất giá trị gia tăng không căn cứ vào Bảng mã thuế suất thuế giá trị gia tăng; mà phải thực hiện theo các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan.

– Chỉ sau khi đã xác định được hàng hóa, thuế suất cụ thể theo các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan mới áp mã dùng trong VNACCS theo Bảng mã thuế suất thuế giá trị gia tăng.

– Nhập mã thuế suất thuế giá trị gia tăng vào chỉ tiêu tương ứng trên màn hình đăng ký khai báo xuất khẩu (EDA).

(8) Trường hợp doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (do có nợ quá hạn quá 90 ngày hoặc Doanh nghiệp giải thể, phá sản, tạm ngừng kinh doanh,…), hệ thống tự động từ chối cấp số tờ khai và báo lỗi cho phía người khai lý do từ chối tiếp nhận khai báo. Tuy nhiên, nếu hàng xuất khẩu thuộc đối tượng miễn thuế, không chịu thuế hoặc thuế suất bằng 0, hệ thống vẫn chấp nhận đăng ký tờ khai dù doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên.

(9) Trường hợp đăng ký bảo lãnh riêng:

– Nếu đăng ký bảo lãnh riêng trước khi cấp số tờ khai (bảo lãnh theo số vận đơn/Hóa đơn) thì số vận đơn hoặc số Hóa đơn đã đăng ký trong chứng từ bảo lãnh phải khớp với số vận đơn/số hóa đơn người khai khai báo trên màn hình nhập liệu.

– Nếu đăng ký bảo lãnh riêng sau khi hệ thống cấp số tờ khai thì số tờ khai đã đăng ký trong chứng từ bảo lãnh phải khớp với số tờ khai hệ thống đã cấp.

(10) Trường hợp cùng một mặt hàng nhưng các sắc thuế có thời hạn nộp thuế khác nhau hệ thống sẽ tự động xuất ra các chứng từ ghi số thuế phải thu tương ứng với từng thời hạn nộp thuế. Trường hợp người khai làm thủ tục xuất khẩu nhiều mặt hàng nhưng các mặt hàng có thời hạn nộp thuế khác nhau, người khai sẽ phải khai trên các tờ khai khác nhau tương ứng với từng thời hạn nộp thuế (ví dụ: người khai làm thủ tục xuất khẩu mặt hàng gỗ và dầu thô thì phải khai trên 02 tờ khai khác nhau tương ứng với từng thời hạn nộp thuế: mặt hàng gỗ có thời hạn nộp thuế xuất khẩu là 30 ngày; mặt hàng dầu thô có thời hạn nộp thuế xuất khẩu là 35 ngày).

(11) Về đồng tiền nộp thuế đối với dầu thô xuất khẩu: Hệ thống thiết kế theo hướng đáp ứng các quy định về đồng tiền nộp thuế đối với dầu thô xuất khẩu.

a Khai báo:

– Đối với dầu thô XK của Liên doanh Việt Nga Vietsopetro:

+ Trường hợp bán bằng USD thì khai báo USD vào ô “Trị giá tinh thuế”

+ Trường hợp bán bằng đồng tiền khác USD: Doanh nghiệp tự quy đổi trị giá hóa đơn, trị giá tính thuế ra đồng USD và khai báo vào các ô tương ứng;

– Đối với dầu thô XK của các doanh nghiệp khác:

+ Bán bằng USD khai báo USD;

+ Bán ngoại tệ tự do chuyển đổi thì khai báo trị giá bằng đồng ngoại tệ tự do chuyển đổi;

+ Bán bằng VND khai báo VND;

+ Bán hỗn hợp các đồng tiền thì doanh nghiệp tự quy đổi ra VND và khai vào các ô trị giá hóa đơn, trị giá tính thuế.

b Tính thuế: Tính thuế theo đơn vị tiền tệ đã khai báo (không quy đổi về VND)

c Xuất chứng từ:  Xuất chứng từ ghi số thuế phải thu theo đơn vị tiền tệ đã khai báo;

d Chứng từ bảo lãnh:  Bảo lãnh, hạn mức theo đơn vị tiền tệ khai báo;

e Chuyển số liệu sang chương trình KTT559:  Chuyển chứng từ ghi số thuế phải thu sang KTT559 có kèm theo tỷ giá ngày đăng ký tờ khai giữa đồng tiền đã khai báo với VND.

(12)  Đối với những mặt hàng phải nộp phí xuất khẩu (ví dụ hạt tiêu, hạt điều, cà phê), hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền phí và xuất ra chứng từ ghi lệ phí phải nộp cho người khai hải quan.

QUY TRÌNH THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU

Quy trình thủ tục Hải quan ở việt nam hiện nay vẫn còn nhiều bất cập và là một khâu gây khá nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực khai báo hải quan, SEAROAD nhận thấy để quá trình thông quan hàng hóa được nhanh chóng và giảm chi phí, doanh nghiệp nhập khẩu cần:

Quy trình thủ tục hải quan
Nếu thực hiện tốt các vấn đề trên thì đến 95% các lô hàng sẽ được xử lý hải quan một cách suôn sẻ và nhanh chóng với chi phí hợp lý.
QUÁ TRÌNH THÔNG QUAN MỘT LÔ HÀNG NHẬP KHẨU
Ghi chú:
ATD: ngày thực tế hàng hàng đi
ATA: Ngày thực tế hàng đến
ATA – 1: Ngày hãng tàu fax giấy báo hàng đến
i. CHUẨN BỊ CHỨNG TỪ KHAI HẢI QUAN
Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Có thể nói việc chuẩn bị chứng từ sớm và chuẩn xác sẽ đóng góp đế 95% tiến độ khai báo hải quan cũng như chi phí làm hải quan.
 
Bộ chứng từ thông quan gồm các giấy tờ cơ bản sau:
1/ Hợp đồng thương mại (Purchase Order or Contract): 01 bản sao y
2/ Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản gốc
3/ Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc
4/ Vận tải đơn (Airway Bill/ Bill of lading).
5/ Giấy phép (nếu có): 01 bản gốc
6/ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) (nếu có): 01 bản gốc
7/ Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)
            Các bước trong khẩu chuẩn bị chứng từ:
1/ Bộ phận OPT sẽ làm việc cụ thể với Qúy khách hàng (QKH ) khi nhận được thông tin được QKH tin tưởng giao lô hàng cho SEAROAD để chuẩn bị cho việc thông quan lô hàng. Kiểm tra và thống nhất các giấy tờ cần thiết và thủ tục để thông quan lô hàng, đặc biệt là giấy phép, mã số HS Code cho hàng hóa.
2/ QKH gửi bộ chứng từ bản mềm trước cho SEAROAD sớm nhất có thể để SEAROAD kiểm tra, tiến hành chỉnh sửa nếu cần thiết, lên tờ khai in thử và gửi cho QKH kiểm tra xác nhận trước khi truyền tờ khai.
4/ Kiểm tra với khách hàng các vấn đề về account điện tử, nợ thuế
5/ Sau khi có xác nhận của QKH và có giấy báo hàng đến, SEAROAD sẽ tiến hành truyền tờ khai
Lưu ý:

  • Với những khách hàng lần đầu tiên sử dụng dịch vụ của SEAROAD, để thuận lợi cho việc khai báo hàng hóa được chính xác, QKH gửi cho SEAROAD bộ tờ khai cũ và trao đổi với SEAROAD cụ thể về đặc tính hàng hóa cũng như các vấn đề cần lưu ý về mặt hàng của mình.
  • Bộ chứng từ chuẩn là bộ chứng từ mà tất cả các thông tin phải thống nhất với nhau và sắp xếp theo một trình tự hợp lý về nội dung cũng như thời gian.
  • ii. KHAI BÁO HẢI QUAN

Việc Khai báo hải quan bao gồm những bước sau:
 1/ Truyền Hải quan
            SEAROAD sẽ cập Cập nhật tình hình kết quả tờ khai cho QKH thường xuyên ít nhất 2 lần/ngày: một lần vào khoảng 11h-11h30 trước giờ nghỉ trưa và một lần vào khoảng 5h-5h30 trước khi kết thúc ngày làm việc.

  • TKHQ có số  tiếp nhận:  Hải quan đã nhận được dữ liệu và phân cho cán bộ hải quan xử lý.
  • THKQ có số tờ khai: Cán bộ Hải quan kiểm tra dữ liệu và không có vướng mắc gì
  • TKHQ được phân luồng: Sau khi TKHQ được đưa qua hệ thống kiểm tra tự động của Hải quan

*TK luồng xanh: QKH chỉ cần cung cấp giấy tờ sau cho Hải quan để thông quan tờ khai và đi lấy hàng
TK Hải quan ký đóng dấu
Giấy giới thiệu
Giấy tờ khác nếu Hải quan yêu cầu: giấy nộp phạt chậm thuế v.v.
* TK luồng vàng điện tử : Bản mềm toàn bộ chứng từ Hải quan sẽ được gửi cho Hải quan để kiểm tra. QKH cần cung cấp các giấy tờ sau cho Hải quan
TK Hải quan ký đóng dấu
Giấy giới thiệu
Giấy tờ khác nếu Hải quan yêu cầu: giấy nộp phạt chậm thuế v.v.
* TK được phân luồng vàng giấy: QKH chuẩn bị chứng từ như hải quan yêu cầu ngoài giấy tờ của luồng xanh. Có thể một hoặc nhiều chứng từ dưới đây:
– TK Hải quan ký đóng dấu
– Giấy giới thiệu
– Hợp đồng thương mại (Purchase Order or Contract)
– Hóa đơn thương mại (Invoice)
– Phiếu đóng gói (Packing List)
– Vận tải đơn (Airway Bill/ Bill of lading).
– Giấy phép (nếu có)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) (nếu có)
– Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)
 
* TK luồng đỏ: Ngoài việc xuất trình đầy đủ bộ chứng từ gốc Hải quan, Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa thực tế hàng hóa của QKH.
2/  Khi có kết quả TKHQ, SEAROAD sẽ thông báo và qua khách hàng lấy chứng từ cần thiết để ra Hải quan tiến hành thông quan hàng hóa.
3/ Phối hợp chặt chẽ với QKH để tiến hành xử lý các vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình khai báo hải quan như: hải quan không chấp nhận mã số khai báo, hải quan cần thêm thông tin hàng hóa v.v.
Lưu ý:
– Thời gian TKHQ ra kết quả trung bình trong vòng 1 ngày làm việc (8 tiếng) kể từ khi bắt đầu truyền tờ khai. Do hệ thống Hải quan điện tử của Việt Nam chưa thực sự tốt nên đôi khi xảy ra việc ngẽn mạng khiến cho kết quả TKHQ sẽ chậm hơn bình thường.

  1. THÔNG QUAN

1/ SEAROAD sẽ qua  công ty QKH lấy bộ chứng từ và làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
2/ SEAROAD sẽ cập Cập nhật tình hình thông quan cho QKH thường xuyên ít nhất 2 lần/ngày: một lần vào khoảng 11h-11h30 trước giờ nghỉ trưa và một lần vào khoảng 5h-5h30 trước khi kết thúc ngày làm việc.
3/ Khi có bất kỳ vướng mắc phát sinh trong quá trình thông quan, SEAROAD sẽ thông báo ngay cho QKH tình hình cũng như phương án giải quyết cụ thể. Các khoản tiền phát sinh thêm phải được sự đồng ý của QKH trước khi tiến hành.
 
Lưu ý:
– QKH kiểm tra kỹ chứng từ khi chuyển giao cho SEAROAD.
– Thời gian thông quan: trong vòng 2 ngày làm việc(trừ thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ) sau ngày SEAROAD nhận được bộ chứng từ ký đóng dấu đầy đủ của QKH hoặc 2 ngày sau ngày tàu đến cảng.
– Giấy khống: Để thúc đẩy nhanh quá trình lấy hàng, QKH có thể cung cấp giấy tờ ký không cho SEAROAD. SEAROAD sẽ hoàn trả đầy đủ giấy tờ thừa bao gồm cả giấy khống cho QKH.

  1. VẬN CHUYỂN GIAO HÀNG

1/Ngay sau khi tờ khai được thông quan, SEAROAD sẽ xác nhận lại với QKH thời gian và địa điểm trả hàng để bố trí xe trả hàng cho QKH
2/ Lịch giao hàng dự kiến sau khi hoàn thành tờ khai hải quan
Hàng LCL:
Tờ khai xong trước 15h: giao hàng vào sáng hôm sau
Tờ khai xong sau 15h: giao hàng vào 2-3 giờ chiều ngày hôm sau
Hàng FCL:
Giao hàng trong vòng 1 ngày sau khi tờ khai được thông quan.
3/ Bộ phận điều xe sẽ cập nhât tình hình xe cho QKH nếu bất kỳ có sự thay đổi nào với lịch trình của xe.

  1. CÁC VẤN ĐỀ PHỔ BIẾN CẦN LƯU Ý KHI THÔNG QUAN

        1. Giấy Phép

  1. MÃ HS CODE
  2. NỢ THUẾ
  3. C/O HƯỞNG ƯU ĐÃI THUẾ
  4. THAM VẤN GIÁ

LIÊN HỆ: 

4 BƯỚC CƠ BẢN ĐỂ THÔNG QUAN HÀNG HÓA

Thông quan hàng hóa là một trong những khâu quan trọng nhất trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa, trong quá trình làm hàng cho khách hàng chúng tôi đã sơ lược tóm tắt quy trình thông quan hàng hóa chung cho đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi xin trình bày để quý vị xem và hiểu hơn về quy trình thông quan hàng hóa.

B1. Nhận thông tin ban đầu.
Khi nhận được yêu cầu thông qua hàng hóa từ nhà xuất nhập khẩu thì nhân viên chúng tôi sẽ yêu cầu nhà xuất nhập khẩu cung cấp các thông tin và những chứng từ cần thiết sau (sau khi đã xác nhận giá dịch vụ và đã ký hợp đồng dịch vụ):
Vận đơn ( Bill of lading) (đối với hàng nhập khẩu)
Bảng kê hàng nhập khẩu (Packing list)
Hóa đơn thương mại (Commerciel invoice)
Hợp đồng mua bán (sale contract) – theo quy định hiện tại thì hợp đồng mua bán có thể có hoặc không, tờ khai vẫn hợp lệ.
Chứng từ khác: giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép xuất nhập khẩu, chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật…

B2. Mở tờ khai
Sau khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết, chúng tôi sẽ tiến hàng mở tờ khai để lấy kết quả phân luồng. Các bước mở tờ khai quý vị có thể xem ở đây.

B3. Thông quan hàng hóa
Sau khi có kết quả phân luồng chúng tôi sẽ tiến hành thông quan hàng hóa để thông quan hàng hóa được thì chúng tôi sẽ thông báo đến nhà xuất nhập khẩu đóng thuế chờ tờ khai đã truyền, khi có thông báo thuế đã vào thì mới tiến hành thông quan hàng hóa. Việc thông quan hàng hóa sẽ tiến hành tùy thuộc vào kết quả phân luồng khi mở tờ khai.
Đối với luồng xanh(1): Nếu có hiển thị là luồng xanh thì chỉ cần cầm tờ khai để đi thanh lý.
Đối với luồng vàng(2): Nhân viên giao nhận sẽ cầm nguyên bộ hồ sơ (Tờ khai và các chứng từ đã nêu ở B1) xuống gặp hải quan đăng ký để làm thủ tục. Hải quan đăng ký có chức năng kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ không hợp lệ sẽ trả lại và yêu cầu bổ sung thêm chứng từ hoặc tờ khai truyền sai sẽ được yêu cầu truyền bổ sung, sau khi bổ sung chứng từ đầy đủ thì tiếp tục làm việc với hải quan đăng ký để thông quan hàng. Nếu không còn gì nghi vấn hải quan đăng ký sẽ tiến hành nhập thông tin lên hệ thống và tiến hành thông quan hàng hóa. Còn nều vẫn còn nghi vấn hải quan đăng ký sẽ yêu cầu chuyển luồng đỏ (3), đưa hồ sơ lên lãnh đạo vào chuyển hồ sơ sang bộ phận kiểm hóa.
Đối với luồng đỏ (3): Khi tờ khai là luồng đỏ, hoặc là bị chuyển kiểm như đã nêu ở trên, thì nhân viên giao nhận sẽ tiến hàng kiểm tra trên hệ thống điện tự của hải quan để biết được thông tin chuyển kiểm của tờ khai (tên cán bộ kiểm hóa, số điện thoại, các thông tin khác…). Nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp với cán bộ kiểm hóa để tiến hành kiểm hóa. Sau khi kiểm hóa xong nếu hàng đúng như đã khai báo và không có gì nghi vấn thì cán bộ kiểm hóa sẽ nhập tờ khai lên hệ thống và tiến hành thông quan hàng. Nếu kiểm tra thấy hàng không đúng như đã khai thì cán bộ hải quan sẽ trình lên lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết, đối với trường hợp này thì sẽ xử lý theo từng lô hàng cụ thể và cách xử lý cũng khác nhau.thông quan xuất nhập khẩu

Hình 1. Kiểm hóa hàng tại bãi

B4. Thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai được thông quan (kết quả thông quan sẽ hiện thị trên hệ thống website của hải quan) chúng tôi sẽ tiến hành in mã vạch gặp hải quan thanh lý để thanh lý tờ khai.
Sau khi mã vạch được đóng dấu thì đã hoàn thành việc thông quan hàng hòa. Việc in phiếu eir, in phiếu xuất kho … thì nhân viên giao nhận sẽ hỗ trợ khách hàng việc in các giấy tờ này để tài xế vào lấy hàng ra khỏi cảng. Toàn bộ các bước thông quan hàng hòa trên hầu như là các bước thông quan cho hàng nhập. Đối với thông quan hàng xuất thì cũng tương tự, nhưng nó sẽ khác một số bước cơ bản (vd:đối với hàng air thì cần có phiếu cân, xác nhận trọng lượng của kho để làm tờ khai tránh phải truyền tờ khai lại,..) nên mong quý vị lưu ý, bên cạnh đó ở mỗi đơn vị hải quan khác nhau thì cách thực hiện cũng khác nhau, nên không thể máy móc làm như nhau – đây là một trong những điều bất cập mà hệ thống hải quan Việt Nam đang gặp phải, đứng trên quan điểm của nhà xuất nhập khẩu hay công ty dịch vụ chúng tôi rất mong nhà nước sớm có những biện pháp tịch cực để khắc phục nhưng điểm bất cập đang tồn tại.

dich vụ thong quan hang hoa

Hình 2. Trước khi thanh lý tờ khai phải in mã vạch

Quy trình này là do Door to Door Việt đúc kết trong quá trình làm hàng mà xây dựng nên, có thể nó chưa đầy đủ hoặc có một số bước xét thấy không quan trọng chúng tôi đã không đề cập lên bài viết, chúng tôi rất mong được sự phản hồi của quý vị để hoàn thiện bài viết hơn.

8 bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu – đọc để tự làm

Thỉnh thoảng tôi được nhiều bạn gọi điện hoặc email hỏi các bước làm thủ tục hải quan, và thủ tục xuất nhập khẩu phải thực hiện thế nào, bắt đầu từ đâu. Có bạn băn khoăn lo lắng vì công ty đang chuẩn bị xuất khẩu hay nhập khẩu lô hàng đầu tiên, mà chưa biết phải làm gì trước, làm gì sau.

Khi được hỏi như vậy, nếu không quá bận rộn, thì tôi cũng cố gắng hướng dẫn tóm tắt những bước công việc chính mà chủ hàng cần làm.

Mỗi lần hướng dẫn như vậy thì sơ sơ cũng phải 5-10 phút. Ít thời gian hơn thì không đủ nói và trả lời hết ý cơ bản. Lâu hơn thì tôi không có thời gian, vì còn phải làm công việc của mình. Thực tế thì việc làm thủ tục thông quan là chủ đề khá rộng, cần bỏ thời gian, công sức, và có thể cả chi phí để học và thực hành mới có thể hiểu và làm thông thạo.

Nhưng rõ ràng không phải lúc nào cũng có điều kiện tối ưu để theo trình tự: 

Học => luyện tập => bắt tay vào làm

Tình huống thực tế cần bạn phải bắt đầu luôn, kiểu như:

Vừa làm – vừa học – vừa luyện – vừa rút kinh nghiệm

… với hy vọng không mắc sai sót nào nghiêm trọng.

Nhu cầu học hỏi trong những trường hợp đó là chính đáng, vì thực tế công việc là như vậy. Chúng ta cần thu lượm nhanh để bắt tay vào làm luôn.

Và tôi viết bài này để phần nào trợ giúp bạn thực hiện nhiệm vụ đó. Đồng thời, cũng là để khi ai đó gọi điện nhờ tôi hướng dẫn từ đầu, thì vui lòng đọc bài này trước. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho cả 2 bên, mà tôi vẫn giữ được tiếng về sự nhiệt tình của mình (hy vọng như vậy).

Ghi chú: Bài viết này ở mức cơ bản, dành cho người mới. Nếu bạn đã có kinh nghiệm rồi, thì không phù hợp lắm. Khi đó bạn có thể tham khảo thêm những bài viết khác trong loạt bài về Thủ tục hải quan.

Trước hết, tôi bắt đầu với một số tình huống mà bạn rất có thể đang gặp phải:

  • Công ty bạn mới thành lập, và chuẩn bị xuất hoặc nhập khẩu lô hàng đầu tiên. Bạn lo lắng không biết tự làm thủ tục có khó không, có phát sinh nhiều chi phí không. Hoặc nếu thuê đơn vị dịch vụ hải quan thì phối hợp công việc với họ ra sao cho hiệu quả.
  • Bạn mới được tuyển dụng vào công ty xuất nhập khẩu, nhưng chưa hề có kinh nghiệm về mảng thủ tục xuất nhập hàng. Bạn hoang mang, nhỡ làm không đúng thì bị Sếp khiển trách. Bạn muốn tự tìm hiểu kết hợp với nhờ đồng nghiệp chỉ bảo thêm.
  • Bạn là nhân viên mới cho công ty làm dịch vụ hải quan, nhưng chưa có kinh nghiệm thực tế, nên muốn tìm hiểu từ đầu để chuẩn bị làm dịch vụ cho khách hàng sắp tới.

Nếu nằm trong số những trường hợp tôi liệt kê phía trên thì bạn đúng là người mới vào nghề, và cần được hướng dẫn chi tiết.

Cũng vì nhu cầu tìm hiểu trong mỗi trường hợp sẽ khác nhau, nên bạn cần chọn đọc bài nào dưới đây phù hợp với nhu cầu của mình nhất. Tôi viết mỗi bài cho 1 đối tượng khác nhau:

  1. Bạn muốn tự làm thủ tục hải quan, thì đọc tiếp phần sau của bài viết này.
  2. Nếu bạn muốn thuê đơn vị dịch vụ làm thủ tục hải quan, và muốn tìm hiểu nghiệp vụ để phối hợp với họ cho hiểu quả, thì đọc bài hướng dẫn các phối hợp với đơn vị dịch vụ hải quan.
  3. Trường hợp bạn mới vào nghề và muốn học để làm dịch vụ cho khách hàng thì đọc 1 bài Hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan.

Tất nhiên, nếu có thời gian, bạn có thể xem tất cả các trường hợp để hiểu toàn diện hơn. Nhưng có lẽ ban đầu chỉ cần hiểu lĩnh vực mình đang cần là đủ. Khi nào có nhiều thời gian sẽ tham khảo thêm sau.

Tôi xin nhắc lại chủ đề để tránh nhầm lẫn:

Bạn muốn tìm hiểu để có thể tự làm thủ tục hải quan
cho hàng xuất nhập khẩu của công ty mình.


Tôi sẽ cố gắng giới thiệu chi tiết những bước công việc cần thực hiện. Tất nhiên, trong khuôn khổ 1 bài viết thì tôi không thể nói hết tất cả các trường hợp, mà chỉ nêu những gì phổ biến, điển hình mà thôi.

Bài hơi dài chút xíu, bạn chịu khó đọc nhé.

Trước hết, các bước công việc có phần khác nhau ít nhiều giữa hàng xuất và hàng nhập, hàng Sea và hàng Air. Tôi sẽ hướng dẫn thủ tục cho lô hàng nhập đường biển cho loại hình kinh doanh. Trường hợp này thường nhiều bước hơn, có phần phức tạp hơn, và cũng nhiều bạn thắc mắc với tôi hơn.

Bạn có thể xem lần lượt theo trình tự bài viết, hoặc bấm vào link để chuyển ngay đến bước mình muốn đọc:

Để có cái nhìn bao quát, bạn có thể muốn tìm hiểu trước về Thủ tục nhập khẩu hàng hóa nói chung, trong đó tôi có nêu những bước chính mà nhà nhập khẩu thường quan tâm như:

  1. Loại hình nhập khẩu: hàng kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất..
  2. Hàng cấm nhập, hàng phải xin giấy phép
  3. Ký kết hợp đồng ngoại thương
  4. Vận chuyển quốc tế
  5. Làm thủ tục hải quan
  6. Chuyển hàng về kho

Trong những mục nội dung chính trên, ở bài viết này, tôi sẽ đi chi tiết vào mục 5: làm thủ tục hải quan (dành cho người mới làm lần đầu).

Các bước công việc liệt kê trong phần tiếp theo dưới đây mang tính chất tương đối, thường được áp dụng hiện nay, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy. Bước 1, 2, 3 có thể thực hiện đồng thời hoặc đổi thứ tự linh hoạt cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Chứng nhận xuất xứChứng nhận xuất xứ (CO)

Như tôi đã nêu trong bài viết Thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ. Bắt đầu từ Hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng…

Khi có file mềm là lúc bạn có thể kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh chi phí.

Vì thế, bạn nên cẩn thận trong việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, và đầy đủ của chứng từ

Kinh nghiệm làm thủ tục của tôi cho thấy, cẩn trọng ở bước này sẽ giúp bạn làm thủ tục nhập khẩu thuận tiện hơn rất nhiều.

Nhưng kiểm tra thế nào đây?

Với người mới làm thì cũng hơi khó, vì cái gì cũng mới mẻ. Bạn đành phải chịu khó tìm hiểu nghiên cứu trước thôi. Có 2 việc tôi nghĩ bạn cần chuẩn bị khi làm thủ tục lần đầu:

Vận chuyển & thủ tục hải quanDịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa thuận lợi!

Thứ nhất: tìm hiểu về các chứng từ liên quan, nghĩa là bạn phải hiểu giấy tờ đó là cái gì, dùng để làm gì, và trên đó có những nội dung gì quan trọng.

Dưới đây là những bài tôi đã viết về một số chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng mà bạn cần xem trước:

Ngoài ra còn những chứng từ khác có thể lô hàng của bạn cần đến như: CQ, CA, Fumigation Certificate… Gặp loại nào thì phải nghiên cứu loại ấy, nếu không muốn mắc sai sót.

Thứ hai: sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, bạn cần đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Đặc biệt lưu ý đến Invoice và CO (nếu có CO ưu đãi thuế đặc biệt, như các mẫu D, E, KV, JV…)

Một số những chi tiết cần đối chiếu như:

  • Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Invoice, Hợp đồng
  • Số kiện (packages), tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) trên B/L và P/L…
  • Với CO thì phải kiểm tra chi tiết. Bạn kiểm tra từng ô, và đối chiếu với các chứng từ khác như B/L, Invoice, Packing List… Tốt nhất là không sai gì mới yên tâm. Sai là dễ mất tiền thuế, vì không được hưởng ưu đãi đặc biệt.

Sau khi kiểm tra và phối hợp với người bán để bổ sung chỉnh sửa (nếu cần), bạn đã có bộ hồ sơ tốt. Về cơ bản là đã yên tâm làm thủ tục tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

Chữ ký số ViettelChữ ký số Viettel

Theo như tôi biết thì hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều dùng chữ ký số để khai thuế. Công ty bạn có thể dùng luôn chữ ký số đã có, không cần phải mua thêm.

Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn như Vietel, VNPT, FPT… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của họ, bạn sẽ được tư vấn tận tình.

Sau khi mua xong, bạn cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử. 

Về lý thuyết, mọi người hoàn toàn có thể xem hướng dẫn và tự đăng ký.

Nhưng nói thực là việc đọc & làm theo hướng dẫn khá mất thời gian. Nhiều bước hơi phức tạp, và dễ sai sót. Vì thế, lời khuyên của tôi là: nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp. Kể cả bạn đã mua từ trước, thì vẫn có thể liên hệ với họ nhờ làm giúp, và thường là miễn phí. Họ làm thường xuyên nên chỉ làm trong 5-10 phút là xong. Còn nếu bạn tự thực hiện thì yên tâm là phải mất vài tiếng đồng hồ là ít, chưa kể làm xong rồi nhưng vẫn có thể sai sót, không truyền được tờ khai.

Trường hợp công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên. Như công ty tôi làm dịch vụ thì thường đăng ký free cho khách hàng.

Nếu so sánh giữa phương án tự chủ hàng làm, nhờ dịch vụ hải quan, và nhờ đơn vị cung cấp chữ ký số, thì tôi thấy bên công ty bán chữ ký số thao tác nhanh hơn cả. Đơn giản là vì họ làm thường xuyên.

Nếu quyết định tự thực hiện, thì bạn lưu ý: cần đăng ký chữ ký số 2 lần (cùng của Tổng cục hải quan):

  1. Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, CO… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
  2. Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chức năng này.

Các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan

Khi có chữ ký số đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan như tôi trình bày ở các bước kế tiếp.

Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Để khai báo hải quan điện tử, bạn có thể chọn một trong các phương án:

  1. Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp. Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác có thể được tải về từ địa chỉ:  https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx
  2. Chủ động xây dựng phần mềm theo chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố tại địa chỉ: http://ptsw.customs.gov.vn/vnaccs/EDI%20Detailed%20Design.rar
  3. Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.

Trên lý thuyết là có 3 phương án như trên, nhưng thực tế thì gần như chỉ có phương án thứ 3 khả thi. Lý do thế này:

Phần mềm miễn phí do Tổng cục hải quan cung cấp thì rất ít đơn vị dùng. Tôi chưa kiểm chứng nhưng đoán rằng có lẽ bởi vì khó sử dụng, không thân thiện. Phương án tự phát triển cũng ít khả thi, nhất là đối với đại đa số các công ty xuất nhập khẩu.

Vậy chỉ còn phương án 3: dùng phần mềm của các công ty công nghệ được công nhận. Theo như 1 bài báo trên trang baohaiquan.vn, các công ty đủ điều kiện như: 

  1. Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT; 
  2. Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn; 
  3. Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L; 
  4. Công ty cổ phần Softech; 
  5. Công ty cổ phần TS24 

Danh sách là vậy, nhưng phần mềm do bên nào viết dùng phù hợp nhất mới là vấn đề người dùng quan tâm.

Hiện rất nhiều công ty xuất nhập khẩu dùng phần mềm ECUS của Thái Sơn. Bản thân công ty tôi, và bạn bè làm dịch vụ hải quan, hầu hết cũng đều đang dùng của công ty công nghệ này. Lý do là vì bên tôi dùng từ ngày đầu khai hải quan điện tử, lâu thành quen, chất lượng cũng khá ổn, và dịch vụ hỗ trợ tốt. Tôi giới thiệu khách quan, chứ không quảng cáo, vì chẳng được lợi lộc gì trong việc này.

Bạn có thể tìm hiểu và tải phần mềm ECUS-EK từ website của Thái Sơn. Trên trang đó cũng có hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng luôn. Phần mềm hiện miễn phí cho khách hàng có thể truyền 20 tờ khai đầu tiên, sau đó có thu phí theo hợp đồng. Để biết chi tiết hơn, bạn nên hỏi trực tiếp nhà cung cấp trước khi quyết định có chọn sử dụng phần mềm của họ hay không.

Rồi, giờ coi như đã xong khâu chọn và cài đặt phần mềm. Bước tiếp phải làm mới liên quan trực tiếp đến thủ tục xuất nhập khẩu

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm… 

Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp. Chẳng hạn: kiểm dịch thực vật, hun trùng… Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, chứ không phải là điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan.

Với hàng nhập khẩu thì có khác. Với mỗi mặt hàng cụ thể, chủ hàng căn cứ vào quy định hiện hành để biết có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Bạn nên tìm hiểu trước vấn đề này, để tránh rủi ro phát sinh thời gian, chi phí.Giấy đăng ký kiểm tra chất lượngGiấy đăng ký kiểm tra chất lượng, đã được xác nhận

Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành bỏ qua bước này (may quá!).

Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định, chẳng hạn:

Hồ sơ đăng ký với mỗi cơ quan yêu cầu mỗi khác, nên tôi không thể nêu chi tiết tại đây. Bạn chịu khó tìm hiểu quy định và hướng dẫn liên quan để thực hiện nhé. Có thể tham khảo thêm Danh sách các văn bản pháp luật về thủ tục hải quan để tìm văn bản liên quan đến mặt hàng mà bạn định nhập khẩu.

Thời điểm làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng vận chuyển, thường là trước khi tàu đến 1-2 ngày.

Sau khi nhận bộ hồ sơ và xem xét thấy đầy đủ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thông thường, họ ghi & đóng dấu vào ô xác nhận trên giấy đăng ký mà bạn đã nộp. Với chứng từ này trong tay, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hai quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai của Công ty phần mềm Thái Sơn, để biết cách thực hiện.

Thực sự mà nói, với lần đầu tiên thì rất khó để cho bạn có thể tự lên tờ khai bằng phần mềm, vì trên đó có quá nhiều thông tin phải nhập. Ấy là chưa nói đến rất nhiều các mã số mà bạn sẽ không hiểu phải lựa chọn thế nào, hay phải tìm từ đâu, chẳng hạn như mã cảng, mã hải quan, mã loại hình…

Tôi nói như vậy không có ý làm bạn nản lòng. Nhưng cần phải chuẩn bị thật kỹ, và nếu có thể thì tham khảo thêm từ người có kinh nghiệm. Hãy tìm đến bạn bè, người thân đã từng làm tờ khai, nhờ họ giúp đỡ. Hoặc bạn có thể gọi điện thoại lên tổng đài công ty Thái Sơn nhờ họ trợ giúp.

Một khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai, và kiểm tra lại cho chắc chắn, bạn có thể truyền thử tờ khai. Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.

Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: nếu sai những thông tin này, nhiều khả năng bạn phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.

>> Download các bảng mã: chi cục hải quan, địa điểm lưu kho, mã cảng…

Ngoài ra bạn cũng nên check lại số thuế phải nộp, nếu cần thì tính toán lại bằng máy tính bỏ túi, hoặc file Excel. Bên tôi dùng file Excel lập sẵn công thức để kiểm tra lại số thuế phải nộp cho nhanh. Cách đó sẽ giúp người làm yên tâm hơn.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

  • Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
  • Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
  • Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

Giờ bạn in tờ khai ra chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như: 

  • Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh. 
  • Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không
  • Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:

  • Chứng minh nhân dân: 1 bản photo
  • Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.
  • Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.
  • Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hãng tàu, hoặc ở gần đó).

Với hàng nguyên container (Full Container Loaded – FCL), nếu hàng đã về cảng quá thời gian miễn phí lưu container tại cảng (Free Demurrage), thì bạn cần nộp thêm phí để gia hạn đến ngày dự kiến lấy hàng. Mức phí dao động khác nhau theo loại container, theo các hãng, nhưng ước chừng mức ban đầu khoảng: 200-300k/20’DC; 400-500k/40’DC. Hàng để ở cảng càng lâu, mức phí có thể sẽ tăng lên mức cao hơn.

Thủ tục lấy lệnh không khó, nhưng cũng hơi lằng nhằng, lại thêm mỗi hãng mỗi khác. Nếu bạn chưa quen, thì cứ đến đó, vướng đâu hỏi đấy thôi.

Ghi chú thêm: Bạn cần phân biệt giữa Lệnh của forwarder và Lệnh của hãng tàu, tương ứng với House Bill of Lading (HBL) và Master Bill of lading (MBL).

>> Phân biệt House Bill và Master Bill

Nếu công ty bạn là người nhận hàng (consignee) trên Master B/L của hãng tàu, thì chỉ cần đến hãng tàu (shipping lines) lấy lệnh.

Nếu bạn dùng House B/L thì sẽ lấy lệnh tại công ty giao nhận (freight forwarder) lấy lệnh của họ. Sau đó họ có thể ủy quyền để bạn sang hãng tàu lấy tiếp lệnh hãng tàu và cược vỏ container. Cũng nhiều khi, forwarder đã lấy lệnh hãng tàu rồi, thì bạn chỉ cần đến hãng tàu cược vỏ là xong.

Đến đây là bạn đã xong bước lấy Lệnh giao hàng.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau.

Tờ khai luồng Xanh:

… thì hồ sơ chỉ cần tờ khai in từ trên phần mềm và tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan, đem đến bộ phận hải quan giám sát làm nốt thủ tục.

Tờ khai luồng Vàng:

Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:

  1. Giấy giới thiệu của công ty
  2. Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
  3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
  4. Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
  5. Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (với điều kiện ExWork, hoặc FOB), hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
  6. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
  7. Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
  8. Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)… 

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục.

Tờ khai luồng Đỏ:

… chuẩn bị chứng từ cho 2 khâu nghiệp vụ:

  • Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị như với luồng Vàng tôi vừa nêu trên.
  • Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên. Đọc thêm về thủ tục kiểm hóa hải quan tại đây.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, bạn đem xuống chi cục hải quan để làm thủ tục nhé.

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Ở bước này, cũng lại theo tờ khai luồng gì mà làm công việc tương ứng:

Tờ khai luồng Xanh:

Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.

Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn, và hỏi thêm chi tiết về lô hàng. Vì thế để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bản photo của những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L…, phòng khi hải quan hỏi thì có sẵn chứng từ giải thích luôn.

Tờ khai luồng Vàng:

Làm thủ tục hải quan tại chi cụcLàm thủ tục hải quan tại chi cục

Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:

  • Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn. Quá tuyệt!
  • Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý, và chất vấn. Bạn phải giải thích, và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan, vậy là xong.
  • Khi có vướng mắc, bạn giải thích nhưng không hợp lý, hải quan yêu cầu bạn phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, bạn cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Tốt nhất, nên có ai ở văn phòng truyền sửa cho nhanh, trong khi bạn vẫn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho bạn. Nếu chưa hợp lý, hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa, thì các bước lại lặp lại như trên, đến khi hoàn tất.
  • Trường hợp tài liệu và giải thích của bạn không đủ thuyết phục, hoặc nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao. Nếu chẳng may lâm vào tình huống này, bạn cũng cứ bình tĩnh tìm cách giải thích hết mức có thể, để tránh bị chuyển kiểm. Còn nếu cố gắng hết sức rồi vẫn không được thì vui vẻ làm thủ tục kiểm hóa thôi. Các bước như trong phần tiếp theo.

Tờ khai luồng Đỏ:

Kiểm hóa bằng máy soiKiểm hóa bằng máy soi

Vào luồng này là không may rồi, chủ hàng sẽ mất công sức và tốn chí phí hơn. Đành làm cho biết vậy!

Trước hết, hải quan sẽ check hồ sơ giấy, giống như với luồng Vàng nêu trên. Nếu cần hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì bạn cũng phải làm cho xong.

Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).

Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết thông quan cho lô hàng.

Vậy thôi!

Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/kho để làm nốt thủ tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, bấm kêu chít một cái, ký giấy là xong.

Vậy là hoàn tất thủ tục hải quan. Bạn đem theo lệnh vào cảng/kho làm thủ tục đổi lệnh của cảng/kho để giao cho xe kéo hàng. Lưu ý hạn lệnh của hãng tàu (với hàng nguyên container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hãng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.


Trên đây, tôi đã hướng dẫn khá chi tiết các bước để bạn có thể tự làm thủ tục hải quan cho 1 lô hàng nhập khẩu bằng đường biển. Hy vọng bạn có thể hình dung và tự thực hiện được các bước nghiệp vụ thông quan cho lô hàng của mình.

Chắc chắn lần đầu làm thủ tục sẽ thấy khó khăn, vướng mắc, nhưng bạn đừng ngại, đến đâu hỏi đến đấy. Từ lô hàng thứ 2, bạn sẽ thấy tự tin hơn.

Còn nếu đọc đến đây, mà bạn thấy hoang mang quá, cảm thấy không chắc có nên tự làm không. Vậy thì nên xem xét phương án thuê dịch vụ khai báo hải quan, ít nhất là cho 1 vài lô hàng đầu tiên. Công ty tôi có dịch vụ hỗ trợ tối đa cho người mới làm xuất nhập khẩu. Và chắc chắn bạn sẽ học hỏi được nhiều trong quá trình hợp tác.

Hãy gửi yêu cầu báo giá dịch vụ theo form dưới đây, tôi sẽ phản hồi sớm nhất. Đừng ngại, nếu bạn chưa quen tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết trong quá trình hợp tác.

Thủ Tục Hải Quan Là Gì? Quy Trình Thủ Tục HQ Hàng Xuất & Nhập Khẩu

Chào các bạn, chắc các bạn đã nghe nhiều về cụm từ “Thủ tục hải quan”, vậy quy trình làm thủ tục hải quan như thế nào, bao gồm những công việc gì. Đặc biệt là đối với những bạn mới, chắc chắn sẽ gặp một số khó khăn ban đầu. Nhưng với các bạn đã từng làm Xuất nhập khẩu lâu năm thì nó rất đơn giản, có thể hoàn thành thủ tục hải quan cho 1 lô hàng XNK một cách nhanh chóng, nói vui là “trong 1 nốt nhạc”

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu
Quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Tuy nhiên với các bạn chưa làm việc này bao giờ thì nó thật sự không hề dễ như vậy, không thể tránh khỏi cảm giác hoang mang, lo lắng, phải bắt đầu từ đâu, làm sao để xuất hay nhập được 1 lô hàng, đi ra hải quan cầm theo cái gì để mở tờ khai….

Vì vậy, phần nào giúp các bạn khỏi bỡ ngỡ khi bắt đầu một công việc liên quan đến thủ tục hải quan, trong bài này SongAnhLogs xin chia sẻ về những công việc của người khai hải quan cần làm những gì.

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan (tiếng Anh – CUSTOMS PROCEDURES) là các thủ tục cần thiết đảm bảo hàng hóa cũng như phương tiện vận tải được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới quốc gia. Mục đích của việc này:

Đối với DN: Thông quan tờ khai để được nhập hàng vào VN hoặc được xuất hàng ra ngoài biên giới VN.

Thủ tục hải quan doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Thủ tục hải quan doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Đối với cơ quan hải quan:
Một là để quản lý thuế: khai hải quan để cơ quan hải quan có cơ sở tính thuế và thu thuế nộp vào ngân sách nhà nước.

Hai là để quản lý hàng hóa: ngăn chặng kịp thời các lô hàng cấm xuất hoặc cấm nhập khẩu được di chuyển qua khỏi biên giới.

Cảng Cát Lái nhìn từ trên cao
Cảng Cát Lái nhìn từ trên cao

Ví dụ: các mặt hàng như di vật, cổ vật, tài nguyên động vật quý hiếm của quốc gia thì không được xuất khẩu, hay các mặt hàng như pháo, đạn dược hay hàng điện lạnh đã qua sử dụng thì không được nhập vào Việt Nam…….

Về danh sách hàng cấm nhập, cấm xuất bạn tham khảo phụ lục I Nghị định 69/2018/NĐ-CP (File đính kèm)

Lưu ý: Thủ tục hải quan chỉ áp dụng đổi với hàng hóa và phương tiện vận tải, không áp dụng đối với con người. Và trong bài này SongAnhLogs sẽ tập trung vào hàng hóa và để đơn giản hơn nữa là thủ tục hải quan hàng xuất khẩu / nhập khẩu kinh doanh.

Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Đây là phần trọng tâm của bài viết về quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Phần này SongAnhlogs chia làm 2 phần riêng biệt: Thủ tục hải quan với hàng xuất khẩu & thủ tục hải quan với hàng nhập khẩu.

Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu

Để làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu các bạn sẽ thực hiện các bước như sau:

Bước 1: chuẩn bị chứng từ khai tờ khai hải quan gồm

  • Booking note
  • Invoice
  • Packing list
  • Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng xuất cần giấy phép)

Bước 2: Truyền tờ khai trên phần mềm Ecus5 và xem phân luồng tờ khai, sau khi truyền tờ khai xong bạn cần đính kèm INVOICE lên phần mềm Ecus5 ở phần “quản lý tờ khai”

Lưu ý: đối với hàng xuất cần giấy phép bạn cần có giấy phép trước, và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai.

Bước 3 : Chuẩn bị chứng từ đi mở tờ khai hải quan, tùy tờ khai được phân luồng gì mà bạn chuẩn bị hồ sơ mở tờ khai cho phù hợp.

Nếu có giấy phép bạn phải trình giấy phép, nếu hàng xuất bình thường thì bạn chuẩn bị chứng từ như sau:

Luồng tờ khaiHàng airHàng lẻHàng nguyên container
Luồng xanh
(không cần đi mở tờ khai)
Mã vạch
Tờ khai thông quan
Mã vạch
Tờ khai thông quan
Mã vạch
Tờ khai thông quan
Luồng vàngTờ khai hải quan
Invoice
Tờ khai hải quan
Invoice
Tờ khai hải quan
Invoice
Luồng đỏTờ khai hải quan
Invoice
Packing list
Tờ khai hải quan
Invoice
Packing list
Tờ khai hải quan
Invoice
Packing list

Lưu ý khi in chứng từ:
Đối với luồng xanh : in mã vạch và tờ khai không cần chữ ký và con dấu doanh nghiệp

Đối với luồng vàng và đỏ : tờ khai không cần dấu DN, invoice, packing list bạn chỉ cần in bản có ký chữ ký số.

Bước 4 : ra cảng /ICD / sân bay hoàn thành thủ tục hải quan

Luồng xanh : chỉ cần trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận kho hàng xuất (hàng kho), bộ phần vào sổ tàu (hàng container) hoặc hải quan giám sát (hàng sân bay) để đối chiếu tờ khai.

Luồng vàng:

Trình tờ khai và invoice cho hải quan đăng ký tại quầy đăng ký tờ khai

Hải quan quyết định thông quan tờ khai (nếu hàng xuất khẩu có thuế xuất khẩu, bạn phải nộp thuế xong thì mới được thông quan) khi đó bạn sẽ in được tờ mã vạch.

Hàng air : giao hàng cho đại lý > đại lý dán talong hàng hóa > cân hàng > bạn cần mã vạch + tờ khai thông quan + phiếu cân để trình hải quan giám sát > hải quan xác nhận qua khu vực giám sát (vậy là xong thủ tục)

Phiếu cân
Phiếu cân

Hàng lẻ:

Đầu tiên bạn phải vào phòng thương vụ đưa booking note để đăng ký số xe vào cảng, sau đó thương vụ sẽ in phiếu hướng dẫn vào kho nào, cửa bao nhiêu.

Giao hàng cho kho theo hướng dẫn của phòng thương vụ để nhập kho, nhập kho xong, người tiếp nhận hàng sẽ đo số khối, đếm số kiện và ghi thẳng vào booking note.

Bạn trình booking note (có thông tin số kiện, số khối) + mã vạch và tờ khai thông quan để kho đối chiếu và xuất PHIẾU NHẬP KHO (như hình)

Có phiếu (biên bản nhập kho CFS xuất) là bạn đã xong thủ tục

Phiếu nhập kho CFS xuất
Phiếu nhập kho CFS xuất

Hàng nguyên container:

Sau khi đóng hàng xong, container được di chuyển đến ICD/Cảng theo hướng dẫn trên booking note, sau khi container được hạ bãi và đóng tiền hạ cont đầy, bạn cần mã vạch và tờ khai thông quan để đến quầy vô sổ tàu để vô sổ tàu > hoàn thành thủ tục xuất khẩu.

Nếu hạ cont ở Cát Lái , bạn sẽ đóng tiền trên eport, sau khi đóng tiền sẽ xuất được phiếu dưới đây, có số đăng ký thì mới được hạ cont

Phiếu đăng ký làm hàng hạ bãi chờ tàu xuất
Phiếu đăng ký làm hàng hạ bãi chờ tàu xuất

Nếu hạ cont ở các cảng khác thì tài xế sẽ đóng tiền tại cảng và lấy phiếu hạ cont như sau

Phiếu giao nhận container
Phiếu giao nhận container

Sau khi hạ container xong bạn đến quầy vô sổ tàu để vô sổ tàu > Bạn có được phiếu như hình dưới đây là xong thủ tục nhé

Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất ICD Tanamexco
Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất ICD Tanamexco
Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất Cát Lái
Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất Cát Lái

Luồng đỏ:
Đối với tờ khai luồng đỏ, bạn trình hồ sơ cho hải quan đăng ký giống như đối với luồng vàng, tuy nhiên thay vì kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thuế và ra quyết định thông quan, hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ đến bộ phận kiểm hóa.

Quy trình: hải quan đăng ký kiểm tra hồ sơ > chuyển sang lãnh đạo duyệt tỷ lệ kiểm hóa (kiểm bao nhiêu %) > lãnh đạo hải quan phân công cán bộ kiểm hóa > bạn gặp kiểm hóa và thực hiện mở hàng kiểm hóa theo quy định > sau khi kiểm xong, hải quan kiểm hóa sẽ là người quyết định thông quan.

Các bước tiếp theo bạn thực hiện tương tự luồng vàng.

Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu

Dưới đây là quy trình nhập khẩu hàng thông thường, nếu bạn nhập 1 mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành bạn cần thực hiện các quy định về kiểm tra chuyên ngành trước.

Bước 1: chuẩn bị chứng từ khai tờ khai hải quan gồm:
– Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng cần giấy phép khi nhập khẩu)
– Invoice
– Packing list
– Bill of lading
– C/O (nếu có)

– Phyto (nếu có)
– C/A, C/Q (nếu có)

Bước 2: Truyền tờ khai trên phần mềm Ecus5 và xem phân luồng tờ khai.
– Dựa vào bộ chứng từ nhập khẩu, bạn nhập dữ liệu vào phần mềm ECUS5, và xem kết quả phân luồng tờ khai : xanh/vàng/đỏ.

Truyền tờ khai xong : bạn khai danh sách container (nếu nhập cont) > sau đó đính kèm các loại chứng từ gồm: Invoice, B/L và C/O (nếu có)

Lưu ý: nếu có C/O ngoài truyền bản scan, bạn cần xuất trình bản gốc tại thời điểm xuất trình tờ khai để được hưởng ưu đãi về thuế.

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ đi mở tờ khai và lấy hàng

Luồng xanh:
Luồng xanh không điều kiện: đối với hàng miễn thuế (ví dụ như hàng gia công), sau khi tờ khai được phân luồng xanh thì sẽ kèm luôn quyết định thông quan.

Luồng xanh có điều kiện: hàng bạn cần nộp thuế (ví dụ thuế NK, Thuế GTGT, BVMT, TTĐB,…)  sau khi bạn nộp thuế hệ thống sẽ tự động thông quan, hải quan sẽ không can thiệp vào.
Chứng từ gồm:

  • Mã vạch
  • Tờ khai hải quan thông quan
  • Lệnh giao hàng
Lệnh giao hàng OOCL
Lệnh giao hàng OOCL
Lệnh giao hàng OOCL

Bạn mang chứng từ ra cảng / ICD hoặc kho sân bay để lấy hàng, cụ thể như sau:

Đối với hàng lẻ đường biển:
Bạn đem chứng từ ra kho của cảng /ICD > đến phòng thương vụ nhập để lấy thông tin số kho và số cửa lấy hàng (1 phiếu nhỏ trong đó có mã vạch và số kho ví dụ KHO 5 CỬA 3)

Bạn đến đúng cửa, đúng kho quét mã vạch và đợi nhân viên kho mang hàng ra (thông thường là xe nâng sẽ chở hàng ra)

Kho đưa bạn phiếu xuất kho để ký nhận hàng, sau khi lấy được phiếu dưới đây và lấy hàng là xong thủ tục

Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho

Đối với hàng air:
Bước 1: bạn phải tới đại lý để lấy lệnh giao hàng (trường hợp bay trực tiếp thì lấy lệnh tại TCS hoặc SCSC)

Bước 2: tới kho TCS hoặc SCSC bốc số, đóng tiền lao vụ (phí lao vụ bạn tham khảo trên trang web của TCS hoặc SCSC)

Bước 3: đóng tiền xong, nhân viên phòng lao vụ sẽ đưa bạn bộ hồ sơ gồm AWB của kho cùng 1 mã vạch nhỏ nhỏ kẹp vào AWB như sau

Vận đơn và lệnh giao hàng TCS
Vận đơn và lệnh giao hàng TCS

Bước 4: Bạn kẹp hồ sơ + chứng từ bước 2 nộp hải quan giám sát  hải quan giám sát đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho bạn

Bước 5: Bạn đến máy tự động tại kho cà mã vạch (mã vạch nhỏ) để lấy số thứ tự lấy hàng

Mã vạch nhỏ
Mã vạch nhỏ

Bước 6: Bạn chờ hàng ra để nhận hàng

Đối với hàng container
Bạn đóng tiền nâng cont đầy tại quầy thương vụ cảng, hoặc trên eport đối với cảng Cát Lái – để in phiếu EIR

Phiếu đăng ký làm hàng
Phiếu đăng ký làm hàng

Bạn giao phiếu này cho tài xế xe container, tài xế sẽ vào bãi để kéo container về nhà máy > hoàn thành thủ tục nhận hàng.

Luồng vàng và luồng đỏ:
Chứng từ gồm: các chứng từ chỉ cần in bản có chữ ký số là được, không cần có chữ ký sống và dấu DN
– Invoice (1 bản)
– Packing list (1 bản)
– Bill of lading (1 bản)
– C/O – nếu có – trường hợp có C/O phải xuất trình C/O bản gốc
Luồng vàng thì bạn trình hồ sơ cho hải quan đăng ký tại quầy đăng ký tờ khai > nếu hồ sơ đúng và bạn đã đóng thuế > hải quan đăng ký sẽ thông quan tờ khai
Luồng đỏ:
– Hải quan đăng ký kiểm tra hồ sơ
– Trình lãnh đạo phân tỷ lệ kiểm
– Lãnh đạo phân tỷ lệ kiểm và phân công cán bộ kiểm hóa
– Bạn thực hiện kiểm hóa theo quy định
– Hải quan kiểm hóa sẽ thông quan tờ khai

Sau đó các bước lấy hàng bạn làm tương tự như tờ khai xuất

Download file đính kèm Nghị định 69/2018/NĐ-CP

Kết luận

Mình vừa trình bày xong các bước để làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu, nhưng các bạn cần lưu ý lại các vấn đề như sau:

Thứ 1: về chứng từ trình hải quan, theo quy định thì ngoài các loại chứng từ như giấy phéo, C/O bạn phải nộp bản gốc, các chứng từ còn lại chỉ cần nộp cho hải quan dưới dạng điện tử, tuy nhiên để nhanh bạn nên in ra bản đã ký điện tử để nộp.

Thứ 2: như trước đây, sau khi làm xong thủ tục nhân viên giao nhận sẽ nhận được các loại chứng từ có đóng dấu công chức hải quan như : tờ khai / mã vạch có dấu công chức, nhưng hiện tại đã được điện tử hóa nên sau khi thông quan bạn chỉ có thể kiểm tra trên hệ thống, sẽ không có giấy tờ có công chức hải quan.

Hiện tại tại Hải quan Tân Sơn Nhất còn hải quan giám sát nên tờ khai xuất nhập phải trình hải quan giám sát đóng dấu lên tờ mã vạch, còn các chi cục khác thì không cần qua hải quan giám sát nữa.

Thứ 3: sau khi tờ khai thông quan, bạn phải thực hiện lấy thông quan trên máy tính DN trong vòng 15 ngày, nếu sau sẽ không lấy được nữa (không sao nhé, đừng lo lắng vì trên hệ thống của hải quan đã thông quan rồi)

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến bài viết, chúc các bạn thành công.

Thủ tục hải quan là gì?

Đó là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.

Mục đích

  • Để Nhà nước tính và thu thuế. Đây là mục đích quá quan trọng trả lời tại sao chúng ta lại phải tốn quá nhiều thời gian, công sức của bao nhiêu người để giải quyết công việc này.
  • Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra/vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm. Bạn không thể nhập ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam; và cũng không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch.

Luật điều chỉnh

  • Luật hải quan năm 2005; năm 2014 (có hiệu lực từ 1/1/2015)
  • Nghị định 154/2005/NĐ chi tiết hóa Luật hải quan 2005;
  • Thông tư 38/2015/TT-BTC hướng dẫn về thủ tục hải quan (thay thế thông tư 128/2013/TT-BTC và 194/2010/TT-BTC)
  • Thông tư 22/2014/TT-BTC về thủ tục hải quan điện tử (thay thế thông tư 196/2012/TT-BTC)

QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ HÀNG XUẤT

Sơ đồ tổng quan quy trình khai báo và khai sửa đổi bổ sung trong thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu:


  1. Khai thông tin xuất khẩu (EDA)

            – Người khai hải quan khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình EDA (109 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị xuất khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai – EDC.

            Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin xuất khẩu EDA được lưu trên hệ thống VNACCS.

2. Đăng ký tờ khai xuất khẩu (EDC)

            – Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu người khai hải quan khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.

            – Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ EDB gọi lại màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên.

3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

            – Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.

4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan

            Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

4.1 Đối với các tờ khai luồng xanh

            – Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            – Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

            + Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

            + Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            – Cuối ngày hệ thống tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh chuyển sang VCIS.

4.2  Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ

            a.  Người khai hải quan

            – Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá;

            –  Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm  thực tế hàng hoá;

            – Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).

            b.  Hệ thống

            (1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)

            (2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.

            (3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEE hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:

            – Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

            – Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

            + Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.

            + Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

5. Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan

            – Việc khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan được thực hiện từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thông quan hàng hoá. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan, người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ EDD gọi lại thông tin tờ khai xuất khẩu (EDA) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc thông tin khai xuất khẩu đã được sửa đổi (EDA01) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.

            – Khi đã khai báo xong tại nghiệp vụ EDA01, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin sửa đổi tờ khai tại màn hình EDE, người khai hải quan ấn nút “gửi” tại màn hình này, khi đó hoàn tất việc đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung.

            – Số của tờ khai sửa đổi là  kí tự cuối cùng của ô số tờ khai. Số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tối đa là 9 lần tương ứng với ký tự cuối cùng của số tờ khai từ 1 đến 9; trường hợp không khai bổ sung trong thông quan thì ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.

            – Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ (không phân luồng xanh).

            – Các chỉ tiêu trên màn hình khai sửa đổi, bổ sung (EDA01) giống các chỉ tiêu trên màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA). Khác nhau là một số chỉ tiêu (sẽ nêu cụ thể tại phần hướng dẫn nghiệp vụ EDA01) không nhập được tại EDA01 do không được sửa đổi hoặc không thuộc đối tượng sửa đổi.

Cách thức thực hiện

 Việc khai, tiếp nhận, xử lý thông tin khai hải quan, trao đổi các thông tin khác theo quy định của pháp luật về thủ tục hải quan giữa các bên có liên quan thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan;

 Thành phần, số lượng hồ sơ:

            – Thành phần hồ sơ:

            + Tờ khai hải quan xuất khẩu.

            + Các chứng từ đi kèm tờ khai (dạng điện tử hoặc văn bản giấy): theo quy định tại Điều 24 Luật Hải quan.

            – Số lượng hồ sơ: 01 bản giấy hoặc điện tử.

 Thời hạn giải quyết:

            – Hệ thống phản hồi cho người khai hải quan ngay sau khi hệ thống tiếp nhận, công chức hải quan chấp nhận kết quả phân luồng/từ chối tờ khai trừ các trường hợp bất khả như nghẽn mạng, hệ thống đường truyền gặp sự cố…

            – Thời hạn hoàn thành thành kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải (tính từ thời điểm người khai hải quan đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu về làm thủ tục hải quan theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều 23 Luật Hải quan):

            + Chậm nhất là 08 giờ làm việc đối với lô hàng xuất khẩu áp dụng hình thức kiểm tra thực tế một phần hàng hóa theo xác suất;

            + Chậm nhất là 02 ngày làm việc đối với lô hàng xuất khẩu áp dụng hình thực kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa.

            Trong trường hợp áp dụng hình thức kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa mà lô hàng xuất khẩu có số lượng lớn, việc kiểm tra phức tạp thì thời hạn kiểm tra có thể được gia hạn nhưng không quá 08 giờ làm việc.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân

Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

            – Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chi cục hải quan

            – Người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện: Không

            – Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Chi cục hải quan

            – Cơ quan phối hợp (nếu có):

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định thông quan hàng hóa

Lệ phí thường là: 20.000 đồng

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính: Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (mẫu HQ/2015/XK) và Phụ lục tờ khai hàng hoá xuất khẩu (mẫu HQ/2015-PLXK)

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

Trước khi thực hiện thủ tục hải quan, người khai hải quan phải:

– Có chữ ký số được đăng ký;

– Đăng ký người sử dụng Hệ thống VNACCS/VCIS;

– Làm thủ tục để được cấp mã địa điểm tập kết hàng hóa xuất khẩu;

– Làm thủ tục cấp mã địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Trường hợp doanh nghiệp không được công nhận địa điểm kiểm tra tại chân công trình, cơ sở sản xuất, nhà máy, doanh nghiệp phải đưa hàng hoá đến địa điểm kiểm tra tập trung để kiểm tra (áp dụng đối với các lô hàng được hệ thống VNACCS phân vào luồng đỏ).

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi Xuất Nhập Khẩu